Nytt medlemssystem: Videre fremdrift og support i pilotfasen

Norges Kampsportforbund lanserer i løpet av året nytt medlemssystem. 16 pilotklubber begynte testingen av det nye systemet i mai, og har i løpet av sommeren gitt en rekke konstruktive tilbakemeldinger. – Vi setter stor pris på den viktige jobben pilotklubbene gjør med å teste systemet, og leverandøren av systemet har jobbet fortløpende gjennom sommeren med endringer og utbedringer. Planen er nå å påbegynne innfasingen av resterende klubber fra tidlig oktober, forteller generalsekretær Trond Søvik.

Innfasingen av resterende klubber skulle opprinnelig påbegynnes i månedsskiftet august/september. I løpet av sommeren ble det avdekket behov for ekstra kvalitetssikring av betalingsløsningen, og fakturering fra det nye systemet vil ikke kunne gjøres før september. Det ble også avdekket en feil i migrerte data til det nye systemet vedrørende datoer som styrte fakturering. Som en følge av disse faktorene vil nye klubber først innlemmes i det nye systemet fra tidlig oktober.

– Administrasjonen ser frem til fortsatt godt samarbeid med pilotklubbene nå i den siste delen av pilotperioden. Det er blant annet planlagt dialogmøte med sentrale pilotklubber for å diskutere deres erfaringer med systemet så langt; dette er erfaringer vi er avhengige av for å kunne lansere systemet på best mulig vis i løpet av høsten, påpeker Søvik.

Support i pilotfasen

Det arbeides nå med å utvikle webinarer for å gjøre alle klubber kjent med det nye systemet. Ytterligere informasjon vedrørende dette vil offentliggjøres i løpet av september. Det understrekes at alle klubber vil få informasjon om dato for deres innlemming i det nye systemet god tid i forkant, men alle bes om å gjøre noe forarbeid før denne dato.

Administrasjonen og leverandøren av det nye medlemssystemet er opptatt av å gjøre overgangen til det nye systemet enklest mulig for klubbene, og vil samarbeide for å tilby best mulig support og informasjon til klubbene i overgangsperioden.

– Den nye medlemsløsningen vil ha en integrert supportfunksjon for å gjøre brukerstøtten så smidig som mulig for klubbene. Etter hvert som klubbene fases inn i ny løsning er det allikevel viktig at man utelukkende bruker supportadressen support.nkf@aitc.no for alle henvendelser. På denne måten får administrasjonen opprettholdt normal drift. Vår leverandør vil også da få tilgang til alle spørsmål klubbene måtte ha, og dermed kunne bistå raskest mulig, forteller Søvik.

Løsning for hele norsk idrett

Forbundets samarbeidspartner for utviklingen av nytt medlemssystem er Albatross IT Consultants (AITC). Som opplyst tidligere er disse også valgt som partner for NIF for å levere ny løsning for hele norsk idrett.

– Idrettsstyret har nylig endret sin forskrift om medlems- og organisasjonsregister, og nå informert om at alle idrettslag fremover skal benytte idrettens medlemssystem eller en løsning som har godkjent integrasjonsavtale med Norges idrettsforbund. Våre medlemsklubber trenger ikke tenke på å bytte til et av systemene med godkjent integrasjonsavtale, da vårt nye medlemssystem er en del av løsningen for hele NIF, understreker Søvik.