Oppdatering av ny medlemsløsning: Informasjon vedrørende systemfeil

I løpet av 2019 innfører Norges Kampsportforbund nytt medlemssystem, og 16 klubber er i gang med å teste det nye systemet. Etter en oppdatering av løsningen 15. juli ble treningsavgiften til flere medlemmer kansellert. Feilen ble oppdaget innen kort tid, og det jobbes fortløpende med å få feilen rettet.

Informasjon om systemfeilen

Migrerte data til det nye systemet inneholdt informasjon om datoer. Disse datoene styrer når fakturering og utmelding finner sted. Fordi det fortsatt faktureres fra det gamle systemet og ikke leses inn betslingsfiler oppfattes dette i det nye systemet som om kravet er forfalt og kansellerer treningsavgiften.

Genering av fakturaer i det nye systemet stoppes, og det vil kjøres en ny migrering av data fra Mysoft. Man vil da få nye og friske data vedrørende betalinger, og unngår automatiske utmeldinger grunnet manglende betalingsinformasjon. Alle utmeldinger som har skjedd er nå reversert.

Forsinkede eposter

Enkelte medlemmer har mottatt eposter som sier at de er utmeldt på morgenen 18. juli. Når store utsendelser skjer vil epostene stå i kø og sendes ut bulkvis for å unngå overbelastning og treghet i løsningen. Albatross har sjekket epostene de har fått videresendt fra klubbene, og kan bekrefte at disse har stått i kø, og at det ikke har vært utmeldinger siden i går.

Albatross stopper nå utsendelsene for kanselleringer og renser opp i epostkøen. Dette jobbes det nå med og man regner med å få dette på plass i løpet av de neste timene.

Løsning for hele norsk idrett

Forbundets samarbeidspartner for utviklingen av nytt medlemssystem er Albatross IT Consultants (AITC). Som opplyst tidligere er disse også valgt som partner for NIF for å levere ny løsning for hele norsk idrett.

– Idrettsstyret har nylig endret sin forskrift om medlems- og organisasjonsregister, og nå informert om at alle idrettslag fremover skal benytte idrettens medlemssystem eller en løsning som har godkjent integrasjonsavtale med Norges idrettsforbund. Våre medlemsklubber trenger ikke tenke på å bytte til et av systemene med godkjent integrasjonsavtale, da vårt nye medlemssystem er en del av løsningen for hele NIF, understreker Søvik.

I testperioden som nå pågår får pilotklubbene spille inn alle feil, mangler og ønsker til AITC.  AITC jobber allerede med en rekke av innspillene som er mottatt, og en oppdatert versjon av medlemssystemet vil være tilgjengelig for pilotklubbene i midten av juli.

Kan bli utvidet

Fra høsten av vil resterende klubber fases inn i puljer på 50 og 50 klubber. Alle klubber må være inne i det nye systemet i januar, da MySoft ikke vil være tilgjengelig etter nyttår.

– Innfasingen av resterende klubber skulle opprinnelig påbegynnes i månedsskiftet august/september. De siste ukene har vi oppdaget behov for ekstra kvalitetssikring av medlemssystemets betalingsløsning, og fakturering fra det nye systemet vil ikke kunne gjøres før september. Som en følge av dette er det mulig at den pågående pilotperioden vil utvides noe, og at nye klubber først vil innlemmes i det nye systemet i månedsskiftet september/oktober, forklarer Søvik.

 – Best mulig support

Det understrekes at alle klubber vil få informasjon om dato for deres innlemming i det nye systemet god tid i forkant, men alle bes om å gjøre noe forarbeid før denne dato.

Informasjon vedrørende brukermanual, kursing og support vil sendes alle klubber samtidig med informasjon om dato for overgang til det nye systemet.

– Administrasjonen og AITC er opptatt av å gjøre overgangen til det nye systemet enklest mulig for klubbene, og vil samarbeide for å tilby best mulig support og informasjon til klubbene i overgangsperioden. Vi ser frem til å ferdigstille arbeidet med å få klubbene over i det nye systemet i løpet av 2019, sier Søvik.