Nytt medlemssystem: Oppdatering om forsinkelser

Mot slutten av 2020 ble utrullingen av idrettens medlemssystem (IMS) påbegynt. I løpet av de siste to månedene har det skjedd mye i arbeidet med selve systemet. Det har også oppstått behov for avklaringer på idrettsstyre-nivå, som påvirker utrullingsprosessen. På bakgrunn av dette vil eksisterende medlemssystem driftes ut 2021, og klubber må forvente at utrullingen av ny løsning blir gjennomført i faser som vil vare frem til høsten.

Årsaken til at man nå har besluttet å drifte eksisterende løsning ut året, er blant annet at flere funksjoner i IMS per i dag ikke har påvirkning på alle eksisterende medlemmer. Om man eksempelvis endrer fakturadato eller pris på treningsavgift, gjøres ikke endringen automatisk for andre enn de som meldes inn etter at endringen er gjort.

– I en tid med kommende årsmøter og ikke minst en pandemi som krever at klubbene kan gjøre endringer for hele medlemsmassen på kort varsel, samt velge hva de skal fakturere til hvilken tid, er dette kritisk funksjonalitet, opplyser Trond Søvik, generalsekretær i Norges Kampsportforbund.

Midlertidig stans av utrulling

Supportteamet hos NIF og leverandøren AITC bruker nå betydelig kapasitet på å hjelpe de klubbene som allerede er overført til det nye systemet. Som et resultat innføres en midlertidig stans av utrulling til nye klubber. Utrullingsstansen påvirker særlig tidligere klubber i puljer 3 og 4 (klubber med eksisterende fakturering fra gammel løsning). Klubbene fra pulje 3 som allerede er på vei over vil ikke holdes igjen, men overføring av klubber i pulje 4 er stanset i sin helhet inntil videre. På denne måten kan NIF gi best mulig service til klubber som allerede er overført.

AITC har estimert at de mest kritiske delene av funksjonaliteten vil være ferdigstilt den første uken i mars. Februar vil derfor ikke innebære videre kontakt med, eller utrulling til, de klubbene i pulje 4 som ble kontaktet i november/desember. Klubber som fikk beskjed om overgang i dette tidsrommet, må bruke gammel løsning som normalt inntil videre beskjed. Ny informasjon vil gis ved individuell kontakt med den enkelte klubb.

De små klubbene i pulje 2 (klubber med under 50 medlemmer og uten eksisterende betalingsløsning) vil kunne prioriteres mens man venter på oppdateringene som gjennomføres i februar, ettersom oppfølging av disse klubbene vil være mindre ressurskrevende sammenlignet med pulje 3-klubbene.

Gammel løsning driftes ut året

Som følge av forsinkelsene har Norges Kampsportforbund denne uken avklart at eksisterende medlemssystem driftes t.o.m. 31.12.2021. Brukere har i lengre tid slitt med tilgang til systemet, grunnet utdatert kryptering. Problemene med utdatert kryptering er allerede meldt datatilsynet, og vi har fortløpende kommunikasjon med dem om situasjonen. Det er tidligere publisert informasjon om utfordringene med eksisterende løsning.

– Leverandøren har forsøkt – innenfor en rimelig økonomisk ramme – å utbedre dette. Teknologien har dog løpt fra denne løsningen, som ikke ser ut til å være i stand til å operere med ny kryptering. Medlemssystemet er fortsatt fullt ut tilgjengelig, til tross for sikkerhetsadvarslene, opplyser Søvik.

Vi gjør oppmerksom på at leverandøren av nåværende medlemssystem anbefaler bruk av Internet Explorer (ikke «Edge») som nettleser for enklest mulig tilgang til løsningen.

Avklaring av digitaliseringsprosessen

For å kunne komme videre med IMS-prosjektet har det i tillegg til de tekniske problemene oppstått behov for politiske avklaringer i Idrettsforbundet.

Idrettsstyret fattet i januar et budsjettvedtak som man i idrettspresidentens åpne time senere fikk bekreftet at kunne ha negativ påvirkning på fremdriften i digitaliseringsprosessen, inkludert utvikling og lansering av nytt medlemssystem. Dette skapte en betydelig uro i flere særforbund. Norges Kampsportforbund er glade for å ha fått bekreftet at budsjettvedtaket ikke vil ha begrensende effekt på prosjektet, og vil holde alle våre medlemsklubber informert vedrørende videre arbeid med systemet.