Fra rapporteringen i april 2027 hentes medlems- og aktivitetstall automatisk fra klubbens medlemssystem. Det betyr at tallene ikke lenger kan registreres eller rettes manuelt når rapporteringen åpner.
Klubbene må fortsatt gjennomføre samordnet rapportering i KlubbAdmin, blant annet ved å rapportere om årsmøte, årsregnskap og svare på spørsmål. Det er kun medlems- og aktivitetstallene som hentes automatisk.
Hva må klubben din gjøre?
For at et medlem skal telles med i medlemsstatistikken må:
- Medlemskontingenten være fakturert i medlemssystemet.
- Betalingen være registrert som betalt.
For at medlemmet også skal telles med i aktivitetstallene må:
- Medlemmet i tillegg være registrert på riktig idrett eller gren.
Hvorfor er dette viktig?
Tallene brukes blant annet til:
- Lokale aktivitetsmidler (LAM)
- Medlems- og forsikringsavgift fra NKF
- Fordeling av midler mellom grener i NKF
- Fordeling av midler fra NIF til særforbundene
Riktige tall er derfor viktig både for klubben og for norsk kampsport.
Dette bør klubben gjøre i 2026
- Hold medlemsregisteret oppdatert.
- Fakturer medlemskontingenten gjennom medlemssystemet.
- Kontroller at betalinger registreres korrekt.
- Sjekk klubbens tall jevnlig i Innsiktsportalen.
- Sørg for at medlemmer er registrert på riktig gren.
- Fjern gamle og inaktive medlemskap.
IKKE vent til rapporteringen åpner
Fra 2027 kan feil i medlems- og aktivitetstall ikke rettes manuelt under rapporteringen. Derfor er det viktig å holde medlemsregisteret oppdatert gjennom hele året.
Trenger dere hjelp?
NKF vil følge opp klubbene med informasjon, e-post og telefon gjennom høsten. Har dere spørsmål om medlemsregistrering, grenregistrering eller samordnet rapportering, kan dere kontakte klubbutvikler Sofie for veiledning.
Jo tidligere klubben rydder i medlemsregisteret, desto enklere blir overgangen til den nye rapporteringen i 2027.
Q&A
Må vi fortsatt gjennomføre samordnet rapportering i 2027?
Ja. Klubbene må fortsatt gå inn i Klubbadmin og gjennomføre samordnet rapportering i april 2027. Blant annet for å laste opp årsmøteprotokoll, rapportere på årsregnskap, svare på spørsmål fra NIF og NKF osv. Endringen er at medlems- og aktivitetstall hentes automatisk fra medlemssystemet og ikke kan endres.
Kan vi korrigere medlems- eller aktivitetstall manuelt i rapporteringen?
Nei. Fra samordnet rapportering i april 2027, hentes medlems- og aktivitetstall direkte fra medlemssystemet. Derfor må dataene være korrekte og holdes oppdatert gjennom hele året.
Hva er forskjellen på medlemstall og aktivitetstall?
Alle medlemmer med betalt medlemskontingent inngår i medlemstallene. For å inngå i aktivitetstallene må medlemmet i tillegg være registrert med tilknytning til riktig idrett/gren.
Hva må til for at et medlem skal telles med i aktivitetstallene?
For at et medlem skal inngå i aktivitetstallene må:
- Medlemskontingent være fakturert og betalt gjennom medlemssystemet.
- Medlemmet være registrert på riktig idrett/gren
Gjelder dette alle medlemssysteme?
Ja. Dette gjelder alle medlemssystemer. NIF krever at alle idrettslag har et medlemssystem med godkjent integrasjon med NIF og at alle medlemskontingenter faktureres via medlemssystemet til idrettslaget.
Vi bruker Klubbadmin. Må vi gjøre noe spesielt?
Klubber som bruker Klubbadmin bør kontrollere at alle aktive medlemmer er registrert på riktig gren, at medlemskontingenten er fakturert gjennom systemet og at betalingene er registrert korrekt.
Vi bruker et annet system enn Klubbadmin. Må vi gjøre noe spesielt?
Ved bruk av andre systemer enn Klubbadmin er det viktig å sikre at alle som har betalt medlemskontingent via medlemssystemet også har opprettet en profil i MinIdrett, og at informasjonen om medlemskapet (gren og betalingsstatus) er synkronisert med NIF. Dette kan kontrolleres gjennom statistikken i Innsikt og oversikten i Klubbadmin. Eventuelle endringer må gjøres i klubbens medlemssystem.
Hvordan kan vi kontrollere om dataene våre er riktige?
Klubben kan se overordnet statistikk gjennom året i Innsiktsportalen. Dere kan kontrollere antall registrerte og betalte medlemskap og antall registrerte og betalte medlemskap per gren, og sammenligne dette med den faktiske aktiviteten i klubben. Merk at statistikken er for hele året og også teller med medlemmer som eventuelt har meldt seg ut i løpet av perioden.
Når oppdateres tallene i innsiktsportalen?
Tallene i Innsiktsportalen oppdateres daglig. Dere kan se dato for siste kalkulering i toppen av rapporten. Dersom dere nylig har gjort endringer i medlemssystemet, må man ofte vente til neste dag før endringen vises i innsiktsportalen.
Hva skjer dersom vi venter med å rydde til rapporteringen åpner?
Feil og mangler som ikke er rettet opp på forhånd vil normalt ikke kunne korrigeres i rapporteringen.
Hva skjer dersom medlemmer er registrert på feil gren?
Aktiviteten blir knyttet til feil idrett som kan påvirke statistikk, ressursfordeling og innrapporterte aktivitetstall. Det er derfor viktig at alle medlemmer er registrert på riktig idrett/gren
Hvordan ser vi hvilke medlemmer som er registrert på feil gren?
Klubber som bruker Klubbadmin kan kontrollere medlemmers grentilknytning direkte i medlemsregisteret. Klubber som bruker andre medlemssystemer, må kontrollere dette i sitt eget system. Ved større avvik anbefales det også å sammenligne medlemssystemet med tallene i Innsiktsportalen.
Hva gjør vi med de som deltar i flere idretter hos oss?
Hvis noen deltar aktivt over tid på flere ulike grener hos dere, for eksempel både på Muay Thai-treninger og på MMA-treninger, skal de registreres på begge grenene.
Gjelder dette bare medlemskontigentet eller også treningsavgift?
Det er den årlige medlemskontingenten som må faktureres og betales gjennom medlemssystemet for at medlemmet skal telles med. Treningsavgift og hvor denne betales har ingen innvirkning på tallene.
Vi har medlemmer som har betalt direkte til konto eller direkte via Vipps. Teller de med?
Nei. Betalingen må være knyttet til en faktura eller betalingsforespørsel opprettet i medlemssystemet. Dersom medlemssystemet støtter betaling med Vipps, kan medlemmet betale med Vipps, men selve betalingskravet må være opprettet gjennom medlemssystemet.
Gjelder dette også barn og ungdom?
Ja, kravene er de samme for alle medlemmer uavhengig av alder.
Hvem kan vi kontakte for hjelp?
Vi i forbundet kan bistå med spørsmål om grenregistrering, medlemsdata, Klubbadmin og samordnet rapportering. Ta kontakt med klubbutvikler Sofie for veiledning.
Hvis dere har et annet medlemssystem enn Klubbadmin, må dere ta kontakt med systemets brukerstøtte ved tekniske spørsmål.