Utviklingsplan for kommunikasjon

Innledning

Denne utviklingsplanen skal beskrive retning, mål og tiltak innen kommunikasjonsområdet i Norges Kampsportforbund (NKF). Planen bygger på langtidsplanene som er vedtatt av idrettstinget og forbundstinget med de overordnete mål som er; «Flere med – lenger og Flere nye medaljer».

Forbundstinget gir retning og rammer for virksomheten, forbundsstyret styrer på overordnet nivå utfra tingvedtatt langtidsplan og -budsjett, generalsekretær og administrasjonen detaljstyrer utfra styrets føringer og vedtak. Seksjoner og komiteer/utvalg skal understøtte forbundsstyrets retning og administrasjonens linje. Tillitsvalgte og ansatte skal i offentlig sammenheng framsnakke forbundet.

Verdier

En åpen og inkluderende kampsport, hvor trygghet, samhold og respekt står sentralt, forutsetter en verdiplattform som er godt kjent og respektert. Barneidrettsbestemmelsene, retningslinjer mot seksuell trakassering og overgrep samt idrettens holdninger til alkohol og rusmidler er noen av de viktigste preferansene.

Hovedmål

Et overordnet mål i kommunikasjons- og informasjonsarbeidet til Norges Kampsportforbund er å være seriøse og målrettede når det gjelder intern og ekstern kommunikasjon. Ved å følge kommunikasjonsplan, årshjul og publiseringsplan for alle kanaler vil NKF fremstå som mer profesjonelle og attraktive for samarbeidspartnere, medlemmer og potensielle medlemmer. Det er svært viktig med profesjonelt og målrettet informasjonsarbeid.

Forbundet vil ha både interne og eksterne målgrupper for kommunikasjon. Med eksterne målgrupper menes media og samarbeidspartnere. I tillegg kommer interne målgrupper som er presentert i forbundets visjon, medlemmene, enten målet er selvutvikling, selvforsvar eller konkurranse. I forbundets langtidsplan slås det fast at «Vi skal dele gleden ved kampsport slik at flere rekrutteres og flere blir med lenger». Dette innebærer målrettet kommunikasjon mot både interne og eksterne målgrupper.

De interne og eksterne målgruppene vil krysse hverandre og planene for intern og ekstern kommunikasjon kan ikke sees uavhengig av hverandre.  De ulike informasjons-/kommunikasjonskanalene vil ha ulike målgrupper som defineres i kommunikasjonsplanen. Det er viktig med økt synlighet for våre idretter på plattformer hvor målgruppene og våre medlemmer er.

Utviklingskultur

Kommunikasjonsarbeidet tar utgangspunkt i norsk idretts organisasjonshjul. Både det indre liv (organisasjon, trener, leder og dommer) og ytre liv (anlegg, aktivitet og arrangement) i medlems-klubbene og sentralt i forbundet må videreutvikles og styrkes for å unngå stagnasjon. Det gjelder å skape og videreutvikle en utviklingskultur på mange nivåer.

Denne kommunikasjonsplanen vil være utgangspunktet for et systematisk informasjons- og kommunikasjonsarbeid, og vil bygge på Norges Kampsportforbunds visjon og verdier. Et systematisk arbeid kan gi større positiv oppmerksomhet i media og muligheter for strategiske samarbeidspartnere. Endring i trender og utvikling vil gjøre denne planen dynamisk. Den vil kunne revideres ved vedtak av ny langtidsplan eller ved behov.

Pressekontakt

Kontakt med pressen skal være målrettet, ha hovedfokus på å nå nasjonale/riksmedier og skal dreie seg om NKFs profiler eller unike historier fra kampsportmiljøet. Dette hovedfokuset skal understøttes ved å i enkelte tilfeller også kontakte lokale og regionale medier om saker i deres nærområder.

Hovedfremgangsmåte er å kontakte journalister/mediekontakter direkte for innsalg av sak. Dette gjelder uavhengig av hvorvidt man forsøker å nå lokale, regionale eller nasjonale medier. På denne måten vil kontaktnettet bygges opp over tid. Viktige elementer i arbeidet med pressekontakt er eksklusive saker som selges inn direkte til journalist, unike historier, høykvalitetsbilder med rettigheter og å ta kontakt i god tid. I tillegg skal man være forberedt på at journalister vil ønske ytterligere faktaopplysninger, samt tilgang til primærkilder (eks. President, Generalsekretær eller utøvere).

Norges Kampsportforbund skal være en idrettspolitisk aktør. Dette gjøres gjennom å skaffe pressedekning som fremmer forbundets og idrettenes egenverdi. I praksis gjøres dette ved å levere innhold til pressen som kronikker som kan skape debatt, eller tilsvar til andre kronikker. Resultatutsendelser i etterkant av stevner kan gjøres via pressmeldingstjenesten NTB Info. Resultatutsendelser består hovedsakelig av resultater og kort info om tid, sted og antall deltakere på stevnet. Her stilles det lavere krav til innhold. Utsendelser forutsetter korrekturlesning, samt opplysning om type stevne (nivå) og type utøver (klubb vs. landslagsrepresentasjon). Det skal ikke brukes store ressurser på denne type utsendelser.

Mål: Underholde, fortelle en god historie, utbre kjennskap til våre aktiviteter

Delmål: 10 til 15 styrte saker i riksmedia som følge av innsalg årlig. Fokus på gode historier. To kronikker fra forbundsnivå publisert årlig.

Målgruppe: Befolkningen, mulige samarbeidspartnere, potensielle klubbmedlemmer

Ansvarlig: Informasjonskonsulenter er ansvarlig for styrte saker og fullverdige pressemeldinger/saker. Ansvaret for de ulike sakene kan fordeles/delegeres etter behov. Sportsavdelingen er ansvarlige for resultatutsendelser via NTB Info eller andre kanaler. Antall resultatutsendelser bør ikke være flere enn 20 i året.

Mediehåndbok og mediekontakt

Kontakt med lokalpresse skal gjøres av klubbene og bør dreie seg om klubbutøveres prestasjoner, deltakelse på eller gjennomføring av arrangementer, lokale tilbud eller lignende. Arrangementsavdelingen følger opp utsendelse av mediehåndbok, kursing og oppfølging av arrangører. Informasjonskonsulent kan tilby bistand til alle klubber ved behov, og skal rutinemessig følge opp alle NM-arrangører for å sikre at mediearbeidet i forbindelse med arrangementet blir gjennomført på god måte. NM-arrangører vil derfor bli kontaktet av informasjonskonsulenter i god tid i forkant av arrangementet.

Kommunikasjons- og informasjonskanaler og deres formål

Informasjonskonsulentene vil fungere som redaktører på alle NKFs kanaler der det ikke oppgis annet. Generalsekretær er ansvarlig redaktør. Ytterligere ansvarsfordeling vil fremkomme under hvert punkt.

Live streaming og redigerte sendinger

Arrangørklubber for mesterskap og stevner får hjelp fra arrangementsavdelingen med streaming fra sine arrangementer om de ønsker det. Informasjon om dette dekkes av arrangementsmanualen. Det kan deles aktuelt innhold i NKFs kanaler. Overordnede arrangementer der NKF er arrangør kan streames i egne kanaler i samarbeid med leverandører av streaming/redigert innhold.

Mål: Økt synlighet for våre idretter på plattformer hvor målgruppen og våre medlemmer er.

Delmål: I 2021-22 er målet å få spredd livesendinger og redigert innhold fra kampsportarrangementer i de mest hensiktsmessige kanaler. Youtube skal også settes opp for mulig livestreaming.

Målgruppe: Kampsportinteresserte, våre medlemmer, sponsorer.

Ansvarlig: Det tekniske rundt streaming beskrives i arrangementsmanualen. Informasjonskonsulenter er ansvarlig for hensiktsmessig deling/spredning.

Nyhetsbrev til alle klubber og abonnenter

Nyhetsbrev til alle klubber og abonnenter sendes ut månedlig, eller ved behov. Nyhetsbrevene sendes ut fra utsendelsesverktøyet MailChimp. Informasjonskonsulentene er nyhetsbrevenes redaktører og har ansvar for å innhente innhold fra administrasjonen, styrene og eventuelt samarbeidspartnere i god tid før utsendelse. Informasjonskonsulentene har mulighet til å prioritere og velge bort saker/innhold ved behov.  Innhold er toppidrettssaker, stevneinfo, kursinfo, nytt fra samarbeidspartnere eller annen relevant informasjon.

Nyhetsbrev seksjoner og abonnenter

Nyhetsbrev til alle seksjoner (unntatt Taekwon-Do ITF) sendes ut månedlig, eller ved behov. Eventuelt oftere eller sjeldnere etter vurdering. Mottakere er alle klubber i seksjonen, samt abonnenter av nyhetsbrevet. Tydelighet rundt internasjonale tilknytninger i forbindelse med offisielle mesterskap er viktig i nyhetsbrev som går til alle klubber i seksjonen. Informasjonskonsulentene er ansvarlige for å innhente innspill til innhold fra seksjoner og grenkomiteer.

Nyhetsbrev enkeltmedlemmer

Nyhetsbrev til enkeltmedlemmer vil sendes ut to ganger årlig – januar/februar og august/september når IMS (nytt medlemssystem) er tatt i bruk. Nyhetsbrevet skal inneholde informasjon om våre medlemsfordeler og innhold skal utformes i samarbeid med våre samarbeidspartnere. Informasjonskonsulentene er ansvarlig for innhenting og utforming av innhold, samt dialog med samarbeidspartnere.

Mål: Samle relevant info for klubber, medlemmer og/eller samarbeidspartnere i skreddersydde nyhetsbrev.

Delmål: Sende ut relevant informasjon om medlemsfordeler to ganger årlig.

Målgruppe: Klubber, medlemmer, samarbeidspartnere og andre abonnenter av nyhetsbrev.

Ansvarlig: Administrasjonen melder inn saker, informasjonskonsulentene utformer nyhetsbrevene.

Nettside

Norges Kampsportforbunds offisielle nettside er www.kampsport.no. Nettsiden inneholder både statisk informasjon og nyhetssaker, samt egne sider for stevne- og kurskalender. De ulike delene av nettsiden vil dekke ulike informasjonsbehov.

Stevnekalender / SportData

Stevnekalenderen i SportData skal brukes til all stevneinformasjon for approberte, åpne stevner. I mars 2020 ble Event Manager, en stevnekalender på forsiden av kampsport.no, lansert. Denne henter informasjon direkte fra Sportdata.

Mål: Tilby utfyllende og korrekt stevneinformasjon samlet på ett sted.

Delmål: Markedsføre Event Manager som markedsføringsarena for klubber.

Målgruppe: Klubber, medlemmer og andre interesserte

Ansvarlig: Arrangementsavdelingen har hovedansvaret for at det til enhver tid er oppdatert informasjon tilgjengelig i SportData. Informasjonskonsulentene har ansvar for å sørge for at Event Manager er korrekt oppdatert og markedsført til klubber.

Nyheter

Forbunds- og seksjonsnyheter publiseres på forsiden av www.kampsport.no med bilde. Publiseringer på nettsiden forholder seg til retningslinjer for publisering. Nyheter stiller krav til relevant bildemateriell av god kvalitet, som vi har rettigheter til bruken av. Fotografer i kampsportmiljøet er kartlagt og kan kontaktes for oppdrag ute på arrangementer.

Konkurranse- og stevneinformasjon skal primært publiseres i stevnekalenderen i SportData og i Event Manager, med unntak av NM og spesielle stevner. Struktur og form på nettsiden skal fortløpende vurderes, slik at aktivitetene blir godt synlige og informasjon lett tilgjengelig for leseren (god nettsidestruktur). Det publiseres kun unntaksvis nyheter om klubbenes egne arrangementer. Klubbene bør bruke egne nettsider, Facebook eller SportData (havner ikke i NKFs stevnekalender) til informasjon og påmelding. Klubbene får ved henvendelse hjelp og bistand fra forbundsadministrasjonen.

Informasjonskonsulentene er redaktører på kampsport.no. Alle i administrasjonen, seksjoner (styre/komiteer), stilartsorganisasjoner og klubber kan ta kontakt med informasjonskonsulentene angående publisering på nettsidene og/eller øvrige kanaler. Informasjonskonsulentene kan bidra med omskriving, veiledning og vurdering av sakene og hvorvidt de skal publiseres og i hvilke(n) kanal(er).

Mål: Tilby brukeren av nettsiden relevante nyheter og informasjon om kampsport. Utvikling av nettsiden gjennom årlig analyse.

Delmål: I 2021 publisere hyppigere og bedre redaksjonelt innhold som understøtter forbundets verdiarbeid.

Målgruppe: Medlemmer, klubber, samarbeidspartnere og potensielle medlemmer.

Ansvarlig: Informasjonskonsulentene er redaktør på kampsport.no. En årlig analyse gjennomføres av organisasjonskonsulent og informasjonskonsulentene.

Kurskalender

Alle kurs og utdanningstilbud som tilbys av NKF skal legges i kurskalenderen: Lederkurs, trenerkurs, dommerkurs og annet. Dette gjelder alle kurs som gir formell kompetanse, ikke treningsseminarer som avholdes. Administrasjonens ansvarlige har ansvar for å legge dette ut.

Eksterne aktiviteter (kurs i klubber, stilarter o.a.) legges inn under «klubbarrangement» på nettsiden når dette er oppe og går og skal i hovedsak linke til klubbenes egne Facebook-arrangementer. Også SportData tillater at man legger inn egne arrangementer, men dette vil ikke bli synlig på NKFs kalendere.

Mål: Opplyse om alle kurs og utdanningstilbud fra NKF

Delmål: Fortsatt oppfølging av styrer og komiteer for å få inn alle dommerkurs og coachkurs i kurskalenderen i starten av sesongene. Planmessig bruk av sosiale medier for å markedsføre kurstilbudene.

Målgruppe: Klubber og medlemmer

Ansvarlig: Administrasjonens utdanningsansvarlige har ansvar for å legge dette ut.

Statisk informasjon

Statisk tekst og bilder på nettsiden skal gi muligheten til å finne frem til informasjon om NKF, kampsport, klubber og så videre.

Mål: Informere
Delmål: Gjennomføre årlig revisjon av alt statisk innhold. Opprette eget presserom på kampsport.no via NTB.

Målgruppe: Klubber, medlemmer, personer interessert i kampsport, presse og andre interesserte.

Ansvarlig: Redaktøren

Sosiale medier

Ved utstrakt bruk av sosiale medier kan medlemmer i klubbene lettere nås, da flaskehalsen i klubbleddet unngås og medlemmene får informasjonen direkte via sosiale medier.

Deling er blitt en viktig del av spredningen av informasjon i sosiale medier. NKF bør i den grad det er mulig dele innhold fra presse og/eller andre store aktører. På denne måten øker synligheten til det aktuelle innlegget/saken. Dersom en ønsker sitt eget innhold spredd utover den gruppen som allerede er følgere bør en få andre sider og grupper til å dele innlegget/saken. Samhandling med andre sider og grupper er derfor viktig. Også fremming/sponsing kan gjøres i de tilfeller der det ønskes ekstra stor synlighet og rekkevidde.

Landslagsutøvere skal ifølge utøverkontrakten opprette og aktivt bruke egne profiler og sider i sosiale medier. Dette vil ved målrettet og gjennomtenkt bruk skape verdi i form av mer interesse rundt idrettene, utøverne og klubbene/forbundet. Utøverne kan stimuleres til dette gjennom blant annet Instagram Take Overs. Sportssjef følger opp at utøvere overholder kontrakten.

Facebook

Administrasjonen, hovedsakelig ved informasjonskonsulentene, skal være proaktive når det gjelder å følge med på hva som skjer i kampsportmiljøet i sosiale medier. I dette inngår det å holde seg oppdatert på og vurdere å ta del i forum opprettet av medlemmer/klubber/grupper og lignende.

Facebook-siden Norges Kampsportforbund

På Facebook-siden til Norges Kampsportforbund skal det publiseres informasjon som er relevant for store deler av medlemsmassen. Den skal reflektere mangfoldet i NKF ved å variere mellom innhold som omhandler toppidrett, breddeidrett, kampanjer (NIF, samarbeidspartnere, osv.) og ulike typer kampsport.

Arrangementer

NKFs Facebook-side kan legge til arrangøropprettede Facebook-arrangementer i forbindelse med NM eller andre nasjonale arrangementer. Opprettelse av slike arrangementer og innholdet i dem styres hovedsakelig av arrangørklubb. I tillegg skal det opprettes arrangementer for kurs og webinarer i regi av forbundet, for å få markedsført disse bedre.

Mål: Underholde og opplyse om kampsport. Toppidrett, gode historier, arrangementer, forbundsinformasjon, kampanjer og lignende.

Delmål: I 2021 øke følgermassen med mengde angitt i tiltaksplan og produsere interessant innhold.

Målgruppe: Klubbmedlemmer, andre som er interessert i kampsport.

Ansvarlig: Informasjonskonsulentene publiserer innhold på Facebook i tråd med publiseringsplanen. Oppfølging av utøvere i sosiale medier gjøres av sportsavdelingen i samarbeid med informasjonskonsulenter etter behov.

Facebook-sider for taekwondo- og karatelandslaget

Facebook-side som følger landslaget i taekwondo kamp og karate kumite tett i deres trening og konkurranser.

Mål: Informere fortløpende om trening og konkurranseresultater for landslagene.

Delmål: I 2021 skal det utredes og mulig opprettes en felles SoMe-konto for kampsportlandslagene.

Målgruppe: Personer som er spesielt interessert i landslagene

Ansvarlig: Utøvere, støtteapparat og de administrasjonsansatte som følger opp landslagene har mulighet til å publisere på siden, samt at informasjonskonsulenter har tilgang.

Instagram

Norges Kampsportforbunds Instagramkonto er felles for alle idretter i forbundet. I denne kanalen vil det være hovedfokus på det visuelle i form av foto og film. Det skal jevnlig publiseres innhold i denne kanalen, samt gjennomføres giveaways, konkurranser og take overs. Innhold vil være foto og film i forkant av, under og etter arrangementer i regi av NKF, eller for toppidrett. Publiseringsfrekvens er satt til minimum fire ganger per uke.

Repost fra våre medlemsklubber, medlemmer, landslag, samarbeidspartnere og andre vil også være en viktig del av innholdet. I slike tilfeller skal vedkommende man reposter fra tagges i innlegget. I tillegg skal det brukes hashtags(#). Det er viktig å tagge samarbeidspartnere/sponsorer både i bildet/filmen og i forklaringsteksten.

Instagram Story kan brukes som et live streamingverktøy fra stevner, konkurranser, møter og andre arrangementer ved relevans. Bruk av denne funksjonen forutsetter at avsenderen forholder seg til at all lyd kommer med i streamen, med tanke på målgruppe og rettigheter (musikk). I Instastory (ikke direkte stream) kan lyd fjernes.

Mål: Underholde, informere, formidle NKFs verdier og historier

Delmål: I 2021 skal de utredes å opprettes en felles Instagram-konto for kampsportlandslagene.

Målgruppe: Medlemsklubber, medlemmer og kampsportinteresserte (hovedsakelig unge under 30 år)

Ansvarlig: Hovedansvarlig for Instagram er informasjonskonsulenter, som i publiseringsplanen innlemmer innhold til denne kanalen. Egne avtaler om publisering på Instagram kan gjøres i forbindelse med stevner eller lignende.

E-post

E-post brukes i det daglige i kommunikasjonen med klubber og medlemmer, sammen med telefonsamtaler. For masseutsendelse av e-post kan medlemssystemet benyttes. Det forventes en viss profesjonalitet ved utsendelse av e-post.

Kommunikasjonen som gjøres med klubber i seksjonene bør koordineres med nyhetsbrev, slik at klubber ikke mottar samme informasjon flere ganger. Informasjonen som sendes ut til klubber i forbindelse med konkurranser bør være målrettet og innbefatte alle nødvendige opplysninger eller informasjon om hvor det finnes. Når det gjelder konkurranseinformasjon kan det også vurderes hva som må sendes på e-post og hvilken informasjon som kan publiseres i stevnekalenderen.

Arrangementsavdelingen er hovedansvarlige for klubbkontakt i forbindelse med stevner. I e-post med klubbinformasjon skal informasjonskonsulent settes i kopi.

Mål: Målrettet klubbkontakt gjennom utfyllende informasjon. Måle kvalitet på utgående informasjon. Opprette mal for store utsendelser for å senke antallet e-post som sendes ut.

Delmål: Informasjonskonsulent skal settes i kopi på e-post som går ut til klubber i forbindelse med konkurranser.

Målgruppe: Klubbledere, eventuelt påmeldingsansvarlig til stevner.

Ansvarlig: Administrasjonen har ansvar for å lese korrektur og sjekke innhold på utgående e-post, samt koordinere med nyhetsbrev og andre kanaler.

Måloppnåelse

Det holdes oversikt over statistikk for besøk på NKFs nettside og sosiale medier. Statistikk må vurderes og analyseres ut ifra gitte mål og føringer og sees over tid med sammenlignbare data. Det er lagt opp til at medieovervåkning og rapporter måler hvilke artikler som slår an og hvordan trafikken på våre infokanaler slår ut over tid. Resultatene av dette vil etter hvert legge føringer for hvordan kommunikasjonsplanen skal videreutvikles.

En årlig analyse av nettsiden vil være utgangspunktet for kontinuerlig utvikling av struktur og innhold.

Medieovervåkning gjøres ved å hente ut tall fra alle kontoer på sosiale medier, nettsiden og Retriever, hver 6. mnd. Ansvarlig for å hente ut slike data er informasjonskonsulentene. Det holdes evalueringsmøter med utgangspunkt i rapportene. Sentralt for analysen er hvorvidt måltall fastsatt i kommunikasjonsplanen og tiltaksplanene er oppnådd.

Årsplan for kommunikasjon

En oversikt over kommende halvårs aktiviteter settes opp før hver sesong. Denne blir tentativ da ikke alle datoer er fastsatt. Stevner (regionale, nasjonale og internasjonale), konkurransefrie aktiviteter, politiske samlinger, organisatoriske frister, kurs og annet er del av årsplanen.

Eksempler på aktiviteter som årsplanen må omfatte

  • Grenseløse idrettsdager
  • Frister for klubber: utstyr, årsmøte, rapportering, osv.
  • Regionale stevner alle idretter
  • Nasjonale stevner alle idretter
  • Internasjonale stevner som er aktuelle for landslag eller våre representanter
  • Forbundsting, Idrettsting, kongresser, styremøter og ledermøter
  • Trenerkurs (flere deler)
  • Lederkurs voksne/unge
  • Dommer/coach/konkurransekurs

Publiseringsplan

Informasjonskonsulentene utformer og følger ukentlige publiseringsplaner der nyheter på nettside og innhold i sosiale medier inngår. Publiseringsplanen tar utgangspunkt i (halv)årsplanen, men tar høyde for uforutsette hendelser som må gis plass i egnede kanaler.

Informasjonskonsulentene innkaller til kommunikasjonsmøter i forbindelse med store arrangementer, planlegging av halvårsplan og ved behov.