Utviklingsplan for kommunikasjon

Norges Kampsportforbunds visjon er Vi skaper mestring. NKFs medlemmer skal føle mestring, enten målet er selvutvikling, selvforsvar eller konkurranse.

Virksomheten skal tuftes på verdiene trygghet, samhold og respekt. Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite (NIF)s verdier og etiske veivisere utgjør også NKFs verdigrunnlag. Norges Kampsportforbund har egne etiske retningslinjer som følges ved kommunikasjons- og informasjonsarbeid.

Denne kommunikasjonsplanen vil være utgangspunktet for et systematisk informasjons- og kommunikasjonsarbeid, og vil bygge på Norges Kampsportforbunds visjon og verdier. Et systematisk arbeid kan gi større positiv oppmerksomhet i media og muligheter for strategiske samarbeidspartnere. Endring i trender og utvikling vil gjøre denne planen dynamisk. Den vil kunne revideres ved vedtak av ny langtidsplan eller ved behov.

Mål og målgrupper

Et overordnet mål i kommunikasjons- og informasjonsarbeidet til Norges Kampsportforbund er å være seriøse og målrettede når det gjelder intern og ekstern kommunikasjon. Ved å holde seg til langtidsplanens strategi for merkevarebygging, samt følge kommunikasjonsplan, årshjul og publiseringsplan for alle kanaler vil NKF fremstå som mer profesjonelle og attraktive for samarbeidspartnere, medlemmer og potensielle medlemmer. Det er svært viktig med profesjonelt og målrettet informasjonsarbeid.

Forbundet vil ha både interne og eksterne målgrupper for kommunikasjon. I langtidsplanen legges det vekt på eksterne målgrupper som media og samarbeidspartnere. I tillegg kommer interne målgrupper som er presentert i forbundets visjon, medlemmene, enten målet er selvutvikling, selvforsvar eller konkurranse. De interne og eksterne målgruppene vil krysse hverandre og planene for intern og ekstern kommunikasjon kan ikke sees uavhengig av hverandre. De ulike informasjons/kommunikasjonskanalene vil ha ulike målgrupper som defineres i kommunikasjonsplanen. Det er viktig med økt synlighet for våre idretter på plattformer hvor målgruppen og våre medlemmer er.

LANGTIDSPLAN (Vedtatt på Forbundstinget mai 2018)

Innsatsområde: Merkevarebygging

«Andre innsatsområde går på å synliggjøre kampsport som positivt, samfunnsnyttig, spennende og utfordrende.»

Delområde:
«Styrke omdømmet – dempe det negative
For å få positiv oppmerksomhet fra publikum, næringsliv og media, må kampsport generelt oppleves mer enhetlig og mindre kompleks. Dette krever en opplysende og kunnskapsmessig tilnærming og markedsorientert holdning.»

RESULTATMÅL 2018-2024: 10-15 styrte saker i riksmedia årlig. To kronikker fra forbundet årlig.

TILTAK:
• Styrke kommunikasjonsressursene
• Opplysende artikler og kronikker
• Intensivere kommunikasjonsstrategien «Sammen mot Tokyo 2020»
• Forenkle budskapet om hvem vi er og hva vi driver med
• Bedre samhandling mellom kampidrettsforbundene
• Fornorske terminologien

Pressekontakt

Kontakt med pressen skal være målrettet, ha hovedfokus på å nå nasjonale/riksmedier og skal dreie seg om NKFs profiler eller unike historier fra kampsportmiljøet.

Hovedfremgangsmåte er å kontakte journalister/mediekontakter direkte for innsalg av sak. På denne måten vil kontaktnettet bygges opp over tid. Viktige elementer i arbeidet med pressekontakt er eksklusive saker som selges inn direkte til journalist, unike historier, høykvalitetsbilder med rettigheter og å ta kontakt i god tid.

Norges Kampsportforbund skal være en idrettspolitisk aktør. Dette gjøres gjennom å skaffe pressedekning som fremmer forbundets og idrettenes egenverdi. I praksis gjøres dette ved å levere innhold til pressen som kronikker som kan skape debatt eller tilsvar til andre kronikker.

Resultatutsendelser i etterkant av stevner kan gjøres via pressmeldingstjenesten NTB Info. Resultatutsendelser består hovedsakelig av resultater og kort info om tid, sted og antall deltakere på stevnet. Lavere krav til innhold, men forutsetter korrekturlesning, samt opplysning om type stevne (nivå) og type utøver (klubb vs. landslagsrepresentasjon). Det skal ikke brukes store ressurser på denne type utsendelser.

Mål: Underholde, fortelle en god historie, utbre kjennskap til våre aktiviteter
Delmål: 10 til 15 styrte saker i riksmedia som følge av innsalg i 2018. Fokus på gode historier. To kronikker fra forbundsnivå publisert i 2018.
Målgruppe: Befolkningen, mulige samarbeidspartnere, potensielle klubbmedlemmer
Ansvarlig: Informasjonskonsulent er ansvarlig for styrte saker og fullverdige pressemeldinger/saker. Ansvaret for de ulike sakene kan fordeles/delegeres etter behov. Sportsavdelingen er ansvarlige for resultatutsendelser via NTB Info eller andre kanaler. Antall resultatutsendelser bør ikke være flere enn 20 i året.

Mediehåndbok og mediekontakt

Kontakt med lokalpresse skal gjøres av klubbene og bør dreie seg om klubbutøveres prestasjoner, deltakelse på eller gjennomføring av arrangementer, lokale tilbud eller lignende. Arrangementsavdelingen følger opp utsendelse av mediehåndbok, kursing og oppfølging av arrangører.

Sammen Mot Tokyo 2020

Sommeren 2020 arrangerer Tokyo de olympiske leker, og Kampsportforbundet drømmer om å sende norske utøvere til å delta i taekwondo og karate. Det vil være aller første gang karate er en medaljeøvelse i OL. Derfor er reisen til Tokyo 2020 ekstra spesiell og viktig for de som liker kampsport.

Reisen mot Tokyo gjøres ikke alene, men sammen. Sammen med trenere, utøvere, sponsorer, og ikke minst den norske befolkningen. Sammen skal vi til Tokyo 2020, og sammen skal vi vinne!

Kanaler
Sammen Mot Tokyo 2020 vil promoteres gjennom NKFs kanaler; nettside, Facebook og Instagram fra august 2018 da egne kanaler for kampanjen ikke nådde frem til ønsket publikum. Innhold skal være bilder, video og tekst som informerer, underholder og skaper kjennskap til våre OL-håp.

Innhold fra utøvernes egne profiler i sosiale medier kan deles i NKFs kanaler ved relevans.

Mål: Ta kampsport ut til det norske folk, samt oppdatere internt i kampsportverden. Gi sponsorer synlighet.
Delmål: Kampanjen Sammen Mot Tokyo 2020 skal innlemmes i NKFs eksisterende kanaler fra høst 2018.
Målgruppe:
Eksterne målgrupper: Den norske befolkning, sponsorer/samarbeidspartnere og norske medier.
Interne målgrupper: klubbledere og medlemmer
Ansvarlig: Samarbeid mellom sportsavdelingen, informasjonskonsulent og samarbeidspartnere.

Kommunikasjons- og informasjonskanaler og deres formål

Informasjonskonsulenten vil fungere som redaktør på alle NKFs kanaler der det ikke oppgis annet. Generalsekretær er ansvarlig redaktør. Ytterligere ansvarsfordeling vil fremkomme under hvert punkt.

Live streaming og redigerte sendinger

Arrangørklubber for mesterskap og stevner får hjelp fra arrangementsavdelingen med streaming fra sine arrangementer om de ønsker det. Informasjon om dette dekkes av arrangementsmanualen. Det kan deles aktuelt innhold i NKFs kanaler. Overordnede arrangementer der NKF er arrangør kan streames i egne kanaler i samarbeid med leverandører av streaming/redigert innhold.

Mål: Økt synlighet for våre idretter på plattformer hvor målgruppen og våre medlemmer er.
Delmål: I 2018 er målet å få spredd livesendinger og redigert innhold fra kampsportarrangementer i de mest hensiktsmessige kanaler. Sette opp Youtube for livestreaming.
Målgruppe: Kampsportinteresserte, våre medlemmer, sponsorer.
Ansvarlig: Det tekniske rundt streaming beskrives i arrangementsmanualen. Informasjonskonsulent er ansvarlig for hensiktsmessig deling/spredning.

Nyhetsbrev

Nyhetsbrev sendes ut fra utsendelsesverktøyet MailChimp. Informasjonskonsulent er nyhetsbrevenes redaktør og har ansvar for å innhente innhold fra administrasjonen, styrene og eventuelt samarbeidspartnere i god tid før utsendelse. Informasjonskonsulent har mulighet til å prioritere og velge bort saker/innhold ved behov. Innhold er toppidrettssaker, stevneinfo, kursinfo, nytt fra samarbeidspartnere eller annen relevant informasjon.

Nyhetsbrev seksjoner
Nyhetsbrev til alle seksjoner (unntatt Taekwon-Do ITF) sendes ut hver fjerde uke. Eventuelt oftere eller sjeldnere etter vurdering. Mottakere er alle klubber i seksjonen, samt abonnenter av nyhetsbrevet. Tydelighet rundt internasjonale tilknytninger i forbindelse med offisielle mesterskap er viktig i nyhetsbrev som går til alle klubber i seksjonen.

Nyhetsbrev samarbeidspartnere og enkeltmedlemmer
Nyhetsbrev til samarbeidspartnere sendes ut etter behov, og skal inneholde saker som er interessante for samarbeidspartnere. Eksempler på innhold er toppidrettsprestasjoner, aktiviteter der samarbeidspartnere er involvert, osv.

Nyhetsbrev til enkeltmedlemmer sendes ut to ganger årlig – januar/februar og august/september. Dette er vedtatt i langtidsplanen for 2018-2020. Nyhetsbrevet skal inneholde informasjon om våre medlemsfordeler og innhold skal utformes i samarbeid med våre samarbeidspartnere. Informasjonskonsulent er ansvarlig for innhenting og utforming av innhold, samt dialog med samarbeidspartnere.

Mål: Samle relevant info for klubber, medlemmer og/eller samarbeidspartnere i skreddersydde nyhetsbrev.
Delmål: Sende ut relevant informasjon om medlemsfordeler to ganger årlig, samt til samarbeidspartnere når det er nok innhold.
Målgruppe: Klubber, medlemmer, samarbeidspartnere og andre abonnenter av nyhetsbrev.
Ansvarlig: Administrasjonen melder inn saker, informasjonskonsulent utformer nyhetsbrevene. Nyhetsbrev til samarbeidspartnere har ledergruppen eierskap til, kvalitetssikres og sendes ut av informasjonskonsulent.

Nettside

Norges Kampsportforbunds offisielle nettside er www.kampsport.no. Nettsiden inneholder både statisk informasjon og nyhetssaker, samt egne sider for stevne- og kurskalender. De ulike delene av nettsiden vil dekke ulike informasjonsbehov.

Stevnekalender / SportData

Stevnekalenderen i SportData skal brukes til all stevneinformasjon for approberte, åpne stevner.

Mål: Tilby utfyllende og korrekt stevneinformasjon samlet på ett sted.
Delmål: I 2018 ha stevneinfo på plass minst to måneder før stevnet. Se på muligheter for events på nettsiden som henter info fra SportData.
Målgruppe: Klubber, medlemmer og andre interesserte
Ansvarlig: Arrangementsavdelingen har hovedansvaret for at det til enhver tid er oppdatert informasjon tilgjengelig i SportData.

Nyheter

Forbunds- og seksjonsnyheter publiseres på forsiden av www.kampsport.no med bilde. Publiseringer på nettsiden forholder seg til retningslinjer for publisering. Nyheter stiller krav til relevant bildemateriell av god kvalitet, som vi har rettigheter til bruken av. Fotografer i kampsportmiljøet er kartlagt og kan kontaktes for oppdrag ute på arrangementer.

Konkurranse- og stevneinformasjon skal primært publiseres i stevnekalenderen i SportData, med unntak av NM og spesielle stevner. Struktur og form på nettsiden skal fortløpende vurderes, slik at aktivitetene blir godt synlige og informasjon lett tilgjengelig for leseren (god nettsidestruktur). Det publiseres kun unntaksvis nyheter om klubbenes egne arrangementer. Klubbene bør bruke egne nettsider, Facebook eller SportData (havner ikke i NKFs stevnekalender) til informasjon og påmelding. Klubbene får ved henvendelse hjelp og bistand fra forbundsadministrasjonen.

Informasjonskonsulent er redaktør på kampsport.no. Alle i administrasjonen, seksjoner (styre/komiteer), stilartsorganisasjoner og klubber kan ta kontakt med informasjonskonsulenten angående publisering på nettsidene og/eller øvrige kanaler. Informasjonskonsulent kan bidra med omskriving, veiledning og vurdering av sakene og hvorvidt de skal publiseres og i hvilke(n) kanal(er).

Mål: Tilby brukeren av nettsiden relevante nyheter og informasjon om kampsport. Utvikling av nettsiden gjennom årlig analyse.
Delmål: I 2018 omstrukturere nettsiden slik at den blir mer oversiktlig for brukere. I 2018 skal nettsiden informere om toppidrettsresultater og gode historier fra kampsportmiljøene. Bruke fotografer fra miljøet. Følge opp muligheten for innhenting av klubbarrangementer fra Facebook.
Målgruppe: Medlemmer, klubber, samarbeidspartnere, potensielle medlemmer.
Ansvarlig: Informasjonskonsulent er redaktør på kampsport.no. En årlig analyse gjennomføres av organisasjonskonsulent og informasjonskonsulent.

Kurskalender

Alle kurs og utdanningstilbud som tilbys av NKF skal legges i kurskalenderen. Lederkurs, trenerkurs, dommerkurs og annet. Dette gjelder alle kurs som gir formell kompetanse, ikke treningsseminarer som avholdes. Administrasjonens ansvarlige har ansvar for å legge dette ut.

Eksterne aktiviteter (kurs i klubber, stilarter o.a.) legges inn under «klubbarrangement» på nettsiden når dette er oppe og går og skal i hovedsak linke til klubbenes egne Facebookarrangementer. Også SportData tillater at man legger inn egne arrangementer, men dette vil ikke bli synlig på NKFs kalendere.

Mål: Opplyse om alle kurs og utdanningstilbud fra NKF
Delmål: I 2018 følge opp styrer og komiteer for å få inn alle dommerkurs og coachkurs i kurskalenderen i starten av sesongene.
Målgruppe: Klubber og medlemmer
Ansvarlig: Administrasjonens utdanningsansvarlige har ansvar for å legge dette ut.

Statisk informasjon
Statisk tekst og bilder på nettsiden skal gi muligheten til å finne frem til informasjon om NKF, kampsport, klubber og så videre.

Mål: Informere
Delmål: I 2018 gjennomføre en endring av forsiden og hovedmenyen på bakgrunn av statistikk fra Google Analytics, for å forbedre sidens brukergrensesnitt.
Målgruppe: Klubber, medlemmer, personer interessert i kampsport, presse og andre interesserte.
Ansvarlig: Redaktøren

Sosiale medier

Ved utstrakt bruk av sosiale medier kan medlemmer i klubbene lettere nås, da flaskehalsen i klubbleddet unngås og medlemmene får informasjonen direkte via sosiale medier.

Deling er blitt en viktig del av spredningen av informasjon i sosiale medier. NKF bør i den grad det er mulig dele innhold fra presse og/eller andre store aktører. På denne måten øker synligheten til det aktuelle innlegget/saken. Dersom en ønsker sitt eget innhold spredd utover den gruppen som allerede er følgere bør en få andre sider og grupper til å dele innlegget/saken. Samhandling med andre sider og grupper er derfor viktig. Også fremming/sponsing kan gjøres i de tilfeller der det ønskes ekstra stor synlighet og rekkevidde.

Landslagsutøvere skal ifølge utøverkontrakten opprette og aktivt bruke egne profiler og sider i sosiale medier. Dette vil ved målrettet og gjennomtenkt bruk skape verdi i form av mer interesse rundt idrettene, utøverne og klubbene/forbundet. Utøverne kan stimuleres til dette gjennom blant annet Instagram Take Overs. Sportssjef følger opp at utøvere overholder kontrakten.

Facebook
Administrasjonen, hovedsakelig ved informasjonskonsulent, skal være proaktive når det gjelder å følge med på hva som skjer i kampsportmiljøet i sosiale medier. I dette inngår det å holde seg oppdatert på og vurdere å ta del i forum opprettet av medlemmer/klubber/grupper og lignende.

Facebooksiden Norges Kampsportforbund

På Facebooksiden til Norges Kampsportforbund skal det publiseres informasjon som er relevant for store deler av medlemsmassen. Den skal reflektere mangfoldet i NKF ved å variere mellom innhold som omhandler toppidrett, breddeidrett, kampanjer (NIF, samarbeidspartnere, osv.) og ulike typer kampsport.

Arrangementer
NKFs Facebookside kan legge til arrangøropprettede Facebookarrangementer i forbindelse med NM eller andre nasjonale arrangementer. Opprettelse av slike arrangementer og innholdet i dem styres av arrangørklubb.

Mål: Underholde og opplyse om kampsport. Toppidrett, gode historier, arrangementer, forbundsinformasjon, kampanjer og lignende.
Delmål: I 2018 øke følgermassen og produsere interessant innhold.
Målgruppe: Klubbmedlemmer, andre som er interessert i kampsport.
Ansvarlig: Informasjonskonsulent publiserer innhold på Facebook i tråd med publiseringsplanen. Oppfølging av utøvere i sosiale medier gjøres av sportsavdelingen i samarbeid med informasjonskonsulent etter behov.

Facebooksider for taekwondo- og karatelandslaget
Facebookside som følger landslaget i taekwondo kamp og karate kumite tett i deres trening og konkurranser.

Mål: Informere fortløpende om trening og konkurranseresultater for landslagene.
Delmål: I 2018 skal sidene gjennomgås og avsender skal tydeliggjøres gjennom endring av forside- og profilbilde og oppdatering av informasjonstekst på siden. Eksisterende wushu-side skal gjøres om til en interesseside uten NKF som avsender.
Målgruppe: Personer som er spesielt interessert i landslagene
Ansvarlig: Utøvere, støtteapparat og de administrasjonsansatte som følger opp landslagene har mulighet til å publisere på siden, samt at informasjonskonsulent har tilgang.

Instagram
Norges Kampsportforbunds Instagramkonto er felles for alle idretter i forbundet. I denne kanalen vil det være hovedfokus på det visuelle i form av foto og film. Det skal jevnlig publiseres innhold i denne kanalen, samt gjennomføres giveaways, konkurranser og take overs. Innhold vil være foto og film i forkant av, under og etter arrangementer i regi av NKF, eller for toppidrett. Publiseringsfrekvens er satt til minimum tre ganger per uke.

Repost fra våre medlemsklubber, medlemmer, landslag, samarbeidspartnere og andre vil også være en viktig del av innholdet. I slike tilfeller skal vedkommende man reposter fra tagges i innlegget. I tillegg skal det brukes hashtags(#). Det er viktig å tagge samarbeidspartnere/sponsorer både i bildet/filmen og i forklaringsteksten.

Instagram Story kan brukes som et live streamingverktøy fra stevner, konkurranser, møter og andre arrangementer ved relevans. Bruk av denne funksjonen forutsetter at avsenderen forholder seg til at all lyd kommer med i streamen, med tanke på målgruppe og rettigheter (musikk). I Instastory (ikke direkte stream) kan lyd fjernes.

Mål: Underholde, informere, formidle NKFs verdier og historier
Delmål: I 2018 testes Instagram Take Over der klubber, stilarter, arrangører eller utøvere overtar instagramkontoen til forbundet for en avtalt periode og skaper innhold der.
Målgruppe: Medlemsklubber, medlemmer og kampsportinteresserte (hovedsakelig unge under 30 år)
Ansvarlig: Hovedansvarlig for Instagram er informasjonskonsulent som i publiseringsplanen innlemmer innhold til denne kanalen. Egne avtaler om publisering på Instagram kan gjøres i forbindelse med stevner eller lignende.

Twitter
Norges Kampsportforbunds Twitterkonto skal brukes idrettspolitisk. Der det diskuteres saker som er av interesse for organisasjonen å ha en mening om. Ledelsen skal følge aktivt med på Twitter og delta i diskusjoner og debatter omkring norsk idrett.

Mål: Delta i den idrettspolitiske debatten
Delmål: Ledelsen i NKF skal være aktive i de idrettspolitiske debatter som måtte dukke opp på Twitter i 2018.
Målgruppe: Idrettspolitikere, politikere, andre engasjerte.
Ansvarlig: Generalsekretær

E-post

E-post brukes i det daglige i kommunikasjonen med klubber og medlemmer, sammen med telefonsamtaler. For masseutsendelse av e-post kan medlemssystemet benyttes. Det forventes en viss profesjonalitet ved utsendelse av e-post.

Kommunikasjonen som gjøres med klubber i seksjonene bør koordineres med nyhetsbrev, slik at klubber ikke mottar samme informasjon flere ganger. Informasjonen som sendes ut til klubber i forbindelse med konkurranser bør være målrettet og innbefatte alle nødvendige opplysninger eller informasjon om hvor det finnes. Når det gjelder konkurranseinformasjon kan det også vurderes hva som må sendes på e-post og hvilken informasjon som kan publiseres i stevnekalenderen.

Arrangementsavdelingen er hovedansvarlige for klubbkontakt i forbindelse med stevner. I e-post med klubbinformasjon skal informasjonskonsulent settes i kopi.

Mål: Målrettet klubbkontakt gjennom utfyllende informasjon. Måle kvalitet på utgående informasjon. Opprette mal for store utsendelser for å senke antallet e-post som sendes ut.
Delmål: Informasjonskonsulent skal i 2018 settes i kopi på e-post som går ut til klubber i forbindelse med konkurranser.
Målgruppe: Klubbledere, eventuelt påmeldingsansvarlig til stevner.
Ansvarlig: Administrasjonen har ansvar for å lese korrektur og sjekke innhold på utgående e-post, samt koordinere med nyhetsbrev og andre kanaler.

Måloppnåelse

Det holdes oversikt over statistikk for besøk på NKFs nettside og sosiale medier. Statistikk må vurderes og analyseres ut ifra gitte mål og føringer og sees over tid med sammenlignbare data. Det er lagt opp til at medieovervåkning og rapporter måler hvilke artikler som slår an og hvordan trafikken på våre infokanaler slår ut over tid. Resultatene av dette vil etterhvert legge føringer for hvordan kommunikasjonsplanen skal videreutvikles.

En årlig analyse av nettsiden vil være utgangspunktet for kontinuerlig utvikling av struktur og innhold.

Medieovervåkning gjøres ved jevnlig uthentelse av rapporter fra Retriever for ekstern mediedekning og med jevnlige rapporter fra Facebook. Ansvarlig for å hente ut slike data er informasjonskonsulent. Det holdes evalueringsmøter med utgangspunkt i rapportene ved behov. Måltall skal settes for kommunikasjons-arbeidet etter at et godt system for uthenting av statusrapporter er innarbeidet.

Årsplan for kommunikasjon

En oversikt over kommende halvårs aktiviteter settes opp før hver sesong. Denne blir tentativ da ikke alle datoer er fastsatt. Stevner (regionale, nasjonale og internasjonale), konkurransefrie aktiviteter, politiske samlinger, organisatoriske frister, kurs og annet er del av årsplanen.
Eksempler på aktiviteter som årsplanen må omfatte

– Grenseløse idrettsdager
– Frister for klubber: utstyr, årsmøte, rapportering, osv.
– Regionale stevner alle idretter
– Nasjonale stevner alle idretter
– Internasjonale stevner som er aktuelle for landslag eller våre representanter
– Forbundsting, Idrettsting, kongresser, styremøter, ledermøter
– Trenerkurs (flere deler)
– Lederkurs voksne/unge
– Dommer/coach/konkurransekurs

Publiseringsplan
Informasjonskonsulent utformer og følger ukentlige publiseringsplaner der nyheter på nettside og innhold i sosiale medier inngår. Publiseringsplanen tar utgangspunkt i (halv)årsplanen, men tar høyde for uforutsette hendelser som må gis plass i egnede kanaler.

Informasjonskonsulent innkaller til kommunikasjonsmøter i forbindelse med store arrangementer, planlegging av årsplan og ved behov.