På tide å trø til som arrangørklubb?

Forbundsstyret vedtok i oktober 2017 en utviklingsplan for arrangementer som skal bidra til sportslig og økonomisk verdiskaping for arrangørklubbene.

Virkemidler er blant annet:

• Administrativ rådgiving, hjelp, støtte og opplæring/kursing
• Arrangørstøtte/tilskuddsordning og sikkerhetsfond fra seksjonsstyrene
• Dommerrekruttering/utdanning, Sportdata-funksjonærstab og Teknisk Delegerte
• Arrangementskomité som blant annet skal forestå rekruttering av arrangørklubber

Det er arrangørklubbene som har prosjektlederansvaret og det økonomiske ansvaret og som har tillit til å bestemme det meste selv. Men det betyr ikke at arrangørklubbene står alene!

– Som arrangørklubb må man oppnevne en prosjektleder for stevnet. En person som driver planleggingen framover. Arrangørklubben kan, gjennom prosjektleder, rekvirere den hjelp som behøves fra blant andre forbundsadministrasjonen og seksjonsstyrene. Administrasjonen og seksjonen er til for å bistå og tilrettelegge for arrangørklubbene.

– Det er arrangørklubben som har totalansvaret for økonomien. Arrangørklubben tar alle utgifter, men også alle inntekter. Med god budsjettering og kostnadskontroll byr dette på store inntektsmuligheter for klubben! Det er fortsatt stevner som vil ha vanskeligheter med å gå i overskudd. Derfor har bla. taekwondoseksjonen vedtatt å dele ut tilskudd til arrangørklubbene for å dekke kostnader til dommere (dvs. reise, opphold, kost og eventuelle honorarer) som viser seg å være den største utgiftsposten.

– Hver arrangørklubb blir tildelt en administrasjonskontakt og en teknisk delegert fra seksjonen som vil hjelpe til med både planlegging og gjennomføring av arrangementet. Seksjonene har også tilgjengelige stevneledere og SportData-funksjonærer som arrangørklubben kan benytte seg av. Seksjonenes dommerkomitéer vil også være med å skaffe nok dommere til arrangementet.

Idrettsaktivitet skapes i og av klubbene. Det er derfor viktig at våre medlemsklubber stiller som stevnearrangører, og tar ansvar for å skape konkurranseaktivitet, med god hjelp fra både administrasjonen og seksjonene.

Mange klubber har høstet gode erfaringer med å «eie prosjektet», herunder får mer og bedre fellesskap og frivillighet, større inntekter og ikke minst en kjempefin sportslig og inspirerende opplevelse.

Ta kontakt så tidlig som mulig for å få hjelp og støtte i planleggingen av et arrangement – enten det er lokalt, regionalt eller nasjonalt. Tenk minst et år frem!

Vegard Henriksen
Arrangementssjef
Norges Kampsportforbund