Nytt medlemssystem – Status utrulling høst 2021

Som det ble informert om tidligere i år, skal resterende klubber tilsluttet Norges Kampsportforbund overføres til idrettens nye medlemssystem (IMS) i faser i løpet av høsten 2021. Arbeidet med å overføre gjenstående klubber påbegynnes i september, og alle klubber bes gjøre seg kjent med hvilke oppgaver klubben må gjennomføre i forkant av overgangen til nytt system.

Per 20 august er 176 av forbundets ca. 450 klubber innrullert i IMS. Av disse har ca. 60 klubber tatt løsningen i bruk fullt ut.

– Vi ser frem til å få de resterende klubbene inn i det nye systemet. Som man informerte om i april har NIF og AITC, teknisk leverandør av løsningen, i løpet av våren jobbet med å rette enkelte svakheter, i samarbeid med brukerforumet som fortløpende tester og gir tilbakemeldinger. Vi er nå klare til å fortsette utrullingen til resterende kampsport-klubber, og ber i den forbindelse alle klubber om å gjøre seg kjent med nedenstående informasjon, sier Trond Søvik, generalsekretær i Norges Kampsportforbund.

Status per august 2021

Når det gjelder status for alle kampsportklubber er disse per medio august som følger:

• 176 klubber er per nå innrullert i IMS.
• Av disse har 60 klubber tatt løsningen i bruk fullt ut.
• Av de 116 klubbene som ikke har tatt i bruk løsningen, har 20 klubber hatt faktureringsløsning i MySoft. Disse 20 klubbene ble kontaktet i uke 32 for å innhente informasjon om hvilken faktureringsløsning klubben bruker i dag. Klubbene er i den forbindelse oppfordret til å vaske medlemslistene sine i MySoft så raskt som mulig, slik at man kan få gjennomført en ny import av klubben til IMS så raskt som mulig.
• Resterende klubber som ikke har tatt i bruk IMS ble også kontaktet i uke 32, og er i den forbindelse informert om at klubben ikke skal benytte seg av IMS før det har blitt gjort en ny import av medlemsdata fra MySoft (disse må også vaskes på nytt). Disse 96 klubbene er nå lagt inn i importflyten for de klubbene som ikke har faktureringsløsning i MySoft
• Resterende klubber som har faktureringsløsning i MySoft vil bli kontaktet i løpet av august. Klubbene vil kontaktes i puljer basert på klubbens størrelse (klubber vil kontaktes i stigende rekkefølge; dvs de minste klubbene vil kontaktes først). Alle klubber vil i denne forbindelse få beskjed om å vaske lister i MySoft innen en gitt dato og gi oss beskjed når dette er klart.
• Kampsportforbundet vil deretter overføre klubbdata og levere klubbdata ukentlig til NIF. Det er satt av ressurser til å overføre data for 25-30 klubber ukentlig til NIF. Klubber vil kontaktes av NIFs utrullingsteam for opplæring.
• 30% av Norges Kampsportforbunds klubber har ikke brukerstedsavtale med Buypass. Fra NIF er det krav om fakturering av medlemskontingent fra godkjent løsning. Brukerstedsavtalen er grunnlaget for å kunne fakturere. Klubbene som ikke per i dag har brukerstedsavtale med Buypass ble kontaktet i uke 32 med informasjon om å opprette avtale snarest. Vi gjør oppmerksom på at de klubbene som ikke har brukerstedsavtale legges helt til slutt i importlistene.

Om din klubb er kontaktet per mail angående noen av ovennevnte punkter og har spørsmål i denne forbindelse bes klubben kontakte administrasjonen på post@kampsport.no.

Oppgaveliste for klubben før overgang til nytt system

Klubber som ikke allerede er kontaktet av NIFs utrullingsteam bes merke seg følgende oppgaveliste og ta høyde for dette når det gjelder ressurser i løpet av høsten. Denne oppgavelisten er også sendt ut per epost til alle klubber tidligere i år.

Informere klubbmedlemmene om endringen.

• • Forslag til infotekst til medlemmene finner du herForslag informasjon til klubbmedlemmer. Den bør justeres etter klubbens eget behov. Link gjerne til nettsaker på kampsport.no og idrettsforbundet.no.

Skille kontingent og treningsavgift.

• • Klubben er pålagt å fakturere medlemskontingent som eget beløp på minimum kr. 50,- per år. Endringen kan gjøres av styret og godkjennes av årsmøtet senere.

Inngå brukerstedsavtale med Buypass.

• • Det er krav om fakturering av kontingent fra godkjent løsning. Brukerstedsavtale er grunnlaget for å kunne fakturere. Det koster ingen ting og forplikter ikke klubben. Opprettes på https://www.buypass.no/mrc/

Sjekk av medlemmer.

• • Administrasjonen i Kampsportforbundet tar ut liste over klubbens medlemmer fra gammelt system og leverer dette til klubben i malen for nytt system. Denne listen må sjekkes og ryddes grundig av klubben.

Passive medlemmer flyttes ikke til nytt system.

• • Savner man medlemmer i oversikten fra administrasjonen kan de kanskje finnes som passive i gammel løsning.

Epostadresser bør sjekkes for åpenbare feil i inntasting som «.bo» til fordel for «.no», eller enkelte bokstaver i navn som ikke hører hjemme.

• • Forsøk gjerne å få kontakt med aktuelle medlemmer for å bekrefte kontaktinformasjon.

Dersom klubben mener å ha liten eller ingen kontroll på kontaktinformasjonen i gammelt system, er det mulig for NIF å hente kontaktinformasjon ved sjekk mot folkeregisteret for alle medlemmer. Klubben må gi beskjed om ønsket bruk av denne metoden.

Husk at du kan holde deg oppdatert på utrullingsprosessen ved å følge vår informasjonsside om nytt medlemssystem, og at klubben alltid kan kontakte oss på post@kampsport.no ved spørsmål.