Nytt medlemssystem: Ny pulje klubber kontaktes av NIFs utrullingsteam

I høst har Norges Kampsportforbund påbegynt utrullingen av forbundets nye medlemssystem (IMS), i samarbeid med NIF. I løpet av den neste uken vil nær 200 av forbundets klubber være overført det nye systemet. At data er overført betyr ikke at klubben automatisk får tilgang til IMS.

NIF begynte den siste uken i oktober arbeidet med å kontakte kampsportklubbene per telefon, for å informere om overgangen til nytt system.

– Fra og med uke 46 har våre medlemsklubber blitt fortløpende kontaktet av idrettsforbundets utrullingsteam, for å kartlegge nåværende status og deres behov i overgangen. I løpet av neste uke vil nærmere 200 av våre medlemsklubber være kontaktet og overført til det nye systemet, og vi vil ifølge NIF ha overført alle klubber i løpet av februar. Fakturering fra IMS skal da kunne være i gang senest fra mars. Det er en prioritet å sikre en god overgangsfase, noe som blant annet innebærer at alle klubber har tilgang til gammel løsning i opplæringsperioden. Forbundet har derfor denne uken inngått en forlengelse av avtalen med Mysoft, leverandør av eksisterende løsning, frem til utgangen av mars 2021, opplyser Trond Søvik, generalsekretær i Norges Kampsportforbund

Forsinkelser de siste to ukene

Mange klubber har fått epost om at de skal kontaktes av NIF i uke 49/50. Disse klubbene vil i mange tilfellet ikke bli kontaktet før i uke 51. Det har vært uventede utfordringer for NIF med datagrunnlaget og bl.a. forskjeller i personnavn mellom kampsportløsningen og NIFs egne database. Dette har medført mye ekstraarbeid, noe kampsportforbundet ikke ble informert om før 9. desember.

Forsinkelsen skaper også en risiko for at utrullingsteamet ikke vil kunne se på data fra de siste klubbene før i januar 2021. For de som venter på første kontakt kan dette derfor ta noe mer tid enn forventet. Dette gjøres for øvrig for at klubbene det gjelder skal slippe store forskjeller mellom data i gammel løsning og data i IMS ved oppstart, og er ment å forbedre prosessen og opplevelsen til klubbene til tross for forsinkelsen.

Kontaktes for bistand

Klubber som har blitt kontaktet av utrullingsteamet har blitt informert om at man nå vil hente ut data på deres medlemmer fra gammel Mysoft-løsning. Fakturering er gjennomført som normalt i gammel løsning i november. Trekk vil også gjennomføres i gammel løsning 15. desember, også for klubber som er overført ny løsning.

NIF vil neste uke også påbegynne sine henvendelser til klubber som nå er overført til det nye systemet for bistand og opplæring. Oppsett av ny løsning og sjekk av data for klubbene som kontaktes vil gjennomføres i løpet av måneden, før fakturering for januar vil skje i ny løsning.

NIF kommer i sin dialog med klubbene til å stille spørsmål om eksisterende løsning for fakturering, opplyse om nye krav fra NIF, og at tilgang skjer nå – da med støtte fra support på enkel funksjonalitet for medlemshåndtering. NIFs utrullingsteam kan også bistå klubber med Buypass-oppsett og avtale.

Når det gjelder opplæring i forbindelse med fakturering for klubber som per i dag ikke har dette, og ikke etterspør fakturering når de nå kontaktes av NIF, vil dette etter planen skje over nyttår. For de klubber med eksisterende avtalegiro vil det gis mer oppfølging og hjelp for å få dette på plass allerede nå.

Egen pris på transaksjoner med AvtaleGiro

Som nevnt i tidligere kommunikasjon må alle medlemmer opprette ny AvtaleGiro-kontrakt pga endringen av betalingsleverandør. Dette vil dessverre kreve noe oppfølgingsarbeid for klubben, og kan som nevnt også føre til at passive medlemmer melder seg ut, men er dessverre ikke mulig å komme rundt.

Forbundet har fremforhandlet en avtale med NIF og Buypass der våre medlemsklubber har en egen pris på transaksjoner med AvtaleGiro som er mer enn 60% billigere enn nærmeste konkurrent i markedet. Dette er positivt både for medlemmene og for klubben uansett kostnadsfordeling.

Vi oppfordrer alle til å følge med på nyheter om IMS på idrettsforbundets temasider om løsningen.

NB! For klubber som er kontaktet minner vi om at dere oppfordres til å ikke gjøre endringer i medlemslisten fra og med dere blir kontaktet av NIF, og holder nye medlemmer utenfor gammel løsning til det nye er på plass. Om det allikevel er et sterkt behov for å gjøre utmeldinger eller lignende rydding i gammel løsning minner vi om at klubben selv er ansvarlig for å holde oversikt over endringene så man får gjort disse også i IMS før oppstart av fakturering.