Nytt medlemssystem: Avventer fortsatt videre utrulling

Tidligere i år ble det besluttet midlertidig stans i utrullingen av nytt medlemssystem, samt drift av eksisterende medlemssystem ut 2021. Det er per i dag lite sannsynlig at flere klubber overføres nytt system før sommerferien, og man må forvente at utrullingen blir gjennomført i faser utover høsten.

Supportteamet hos NIF og leverandøren AITC har de siste månedene brukt betydelig kapasitet på å hjelpe de klubbene som allerede er overført til det nye systemet, og overføring av klubber i pulje 4 er fortsatt stanset inntil videre. Kun på denne måten kan NIF gi best mulig service til klubber som allerede er overført.

Årsaken til at man i februar besluttet å drifte eksisterende løsning ut året, var blant annet at flere funksjoner i IMS på det tidspunktet ikke hadde påvirkning på alle eksisterende medlemmer. Du kan lese mer om avgjørelsen om å fryse videre utrulling her.

Ønsker en trygg prosess

Bulkoppdateringene som ble avtalt levert i starten av mars er nå testet og i beta for utvalgte klubber. NIF ønsker dog ikke å slippe en så inngripende funksjonalitet som denne oppdateringen innebærer mot alle brukere uten en trygg prosess. AvtaleGiroløsningen har også fortsatt svakheter som må rettes før videre utrulling. Frem mot sommeren er verifisering av faktureringsløsning og hjelp til feilretting for eksisterende klubber derfor sentralt i arbeidet med det nye systemet.

– Det er nå avtalt testing av tre mulige importrutiner ved en håndfull klubber, for å finne ut hva som fungerer best, og hvilke alternativer man skal tilby klubbene i overgang. Testene vil gjennomføres så snart man føler seg trygg på at testklubbene får tilgang til et system med faktureringsløsning som fungerer som forventet, forteller Trond Søvik, generalsekretær i Norges Kampsportforbund.

Lite sannsynlig med videre utrulling før sommeren

Etter dialog med brukerforumet som fortløpende tester og gir tilbakemelding, bestående av utvalgte medlemsklubber, er det enighet om at det er svært lite sannsynlig med videre utrulling før sommeren. Dette kommer i hovedsak av de hensiktsmessige tidsrommene for utrulling per måned: Med overlapp mot gammel løsning bør eksport/import skje i starten av måneden, opplæring og tilgang midt i måneden, og validering av data/rydding mot slutten av måneden før bytte av faktureringsløsning i månedsskifte.

– Denne arbeidsflyten gir rom for ny test av rutiner for onboarding først i mai, med verifisering i starten av juni. Vi vet fra tidligere år at verifisering av data i juni og juli ikke er optimalt for våre klubber, og vil derfor frem mot ferien prioritere grundig testing av eksisterende funksjonalitet, evaluering av onboardingprosessen, og ikke minst kvalitetssikring av faktureringsløsningen. På den måten vil vi kunne overføre medlemsklubbene i puljer utover høsten på best mulig vis, avslutter Søvik.