Arrangørmanual

NKF har eierrettighetene til nasjonale mesterskap, Norges-cup og regionale konkurranser, men overlater det tekniske arrangementet til et av sine medlemslag eller sammenslutninger av disse. Når en klubb påtar seg ett av disse arrangementene vil de få overført både rettigheter og plikter knyttet til eierskapet til arrangementet. Ved å påta seg et nasjonalt mesterskap vil klubben ha krav på alle inntekter og mesteparten av markedsrettighetene, men må også følge retningslinjene satt av NKF. For å få tildelt økonomisk støtte skal stevnet avholdes ut ifra NKFs til enhver tid gjeldende regelverk.

NKF stiller krav til at arrangementene budsjetteres med et overskudd, eller i det minste går i null. Skulle man allikevel være uheldig og få et underskudd, f.eks. pga. en flystreik eller andre forhold, kan man søke om å få dekket dette gjennom NKFs Sikringsfond pr. seksjon.

I alle kampsportstevner er det et krav om at NKFs fellesbestemmelser skal følges. Hva som kreves av rammer og ytterligere krav på ulike områder, varierer for ulike stevner.

Internasjonale stevner har ofte egne spesielle krav til god kvalitet på arrangementet.

Nasjonale mesterskap har også strenge krav til arrangementet. På www.kampsport.no ligger NKFs NM-reglement som må følges av alle NM-arrangører.

Regionale mesterskap, Norgescup og andre nasjonale stevner forventes også gjennomført med høy kvalitet. Det er hva som kreves og forslag til hvordan vi kan gjennomføre gode arrangementer som vises i dette kapittelet. Tilleggspunkt for svært store stevner er uthevet med kursiv.

Alle arrangementer har behov for en arrangementskomité. Dette er noe av det viktigste å få på plass i en tidlig fase av planleggingen.  Komiteen har ansvaret for arrangementets forarbeid, gjennomføring og etterarbeid. Størrelsen på komiteen er avhengig av arrangementets størrelse.

Arrangementskomiteen settes sammen av personer fra arrangørklubben, som skal ha ansvar for de forskjellige områder innen arrangementet.

Et arrangement er et prosjekt med en startdato, et forløp og en sluttdato. Prosjektplan må settes tidlig av arrangementskomitéen med mål og tiltak og en tydelig prosjektledelse med hierarkisk struktur. Digitale støtteverktøy som kan bidra til god kommunikasjon og samhandling i prosjektet må også avklares tidlig.

I figuren under er et eksempel på et organisasjonskart for en arrangementskomité. Det er viktig at en gjennomgår nøye hva en trenger til det spesielle stevnet som skal arrangeres. Ansvarsområder kan slås sammen eller splittes, avhengig av størrelsen på arrangementet og personvalgene. Det er også viktig at de ulike ansvarspersonene blir brukt på områder hvor de har spesiell kompetanse.

Dersom arrangementet er på størrelse med et internasjonalt mesterskap, kan det være aktuelt å oppnevne en hovedkomité og en arrangementskomité. Hovedkomiteen vil ofte bestå av nøkkelpersoner fra myndigheter, næringslivet, samfunnstopper og arrangementskomiteens leder (og ev. noen flere fra arrangementskomiteen. Deres jobb er først og fremst honorær, og konsentrerer seg primært om PR, VIP og sponsorområdet.

Det blir da arrangementskomiteen som utfører de oppgaver som andre steder i denne boka er tillagt hovedkomiteen. De kan selvfølgelig også ta på seg andre oppgaver dersom det er hensiktsmessig. Dette avtales komiteene imellom.

På noen stevner kan det være aktuelt med et enklere organisasjonskart. Arrangementskomiteen kan bestå av færre personer, med klare ansvarsområder for hver person. Det er viktig at den ansvarlige for hvert arbeidsområde delegerer og styrer oppgaver.

Oppgaver kan fordeles med utgangspunkt i denne arrangørmanualen.

1.2.1. Arbeidsform

Hvert medlem av arrangementskomiteen bør ha ansvar og myndighet innen sitt område, begrenset av framdriftsplan og budsjett. Saker som går ut over dette må tas opp med lederen eller i et møte i arrangementskomiteen. Det er viktig med godt samarbeid og god kommunikasjon i alle ledd.

Det skal skrives referat fra alle møter i arrangementskomiteen og underkomiteer, og disse må fordeles godt i organisasjonen.

1.2.2. Arrangementskomiteens leder

Leder blir vanligvis oppnevnt på konstituerende møte som er innkalt av det eller de lag som søker og påtar seg arrangementet og som lederen skal rapportere til. Til leder i komiteen kan en med «fordel» velge en autoritetsperson som kan være en «døråpner» for prosjektet, men det kan da være nødvendig å velge en nestleder som kan ta seg av daglige gjøremål.

Lederen er den øverste ansvarlige for hele arrangementet, inklusive rammen rundt. Vedkommende må være med i beslutningsprosessen hvor arrangementets omfang, økonomiske ramme, tid og sted blir bestemt.

Lederen må sammen med komiteens sekretær og økonomileder, snarest sørge for oppsett av framdriftsplan og budsjett.

Lederen styrer alle møter i arrangementskomiteen og arbeidsutvalget, og tar seg av saker som oppstår. Om nødvendig må han/hun innkalle til ekstraordinære møter for å få avklart hastesaker.

Lederen har ansvar for all kontakt med overordnede ledd. Alle slike saker/avtaler må bekreftes skriftlig.

Leder må også ta ansvar for at fremdriftsplanen ajourføres og nye momenter føyes til etter hvert.

1.2.3. Arrangementskomiteens sekretær

Sekretærens oppgaver er å føre all korrespondanse, innkalle til alle møter på vegne av lederen, referere fra møtene og ellers det som blir pålagt av leder.

Sekretæren må opprettholde og holde orden i arkiv for alle saker vedrørende arrangementet.

1.2.4. Øvrige medlemmer i arrangementskomiteen

Som ansvarlig for de øvrige områder bør det velges personer med erfaring innen det aktuelle fagområdet, og de bør ha gode lederegenskaper.

For at arrangementskomiteen ikke skal bli for stor og uhåndterlig, kan det oppnevnes underkomiteer, for eksempel teknisk komité, økonomikomité, osv. Ungdom bør være representert i arrangementskomiteen, ev. i en eller flere underkomitéer.

1.2.5. Arrangementskomiteens møter

Møtene ledes av arrangementskomiteens leder. Det enkelte medlem av komiteen rapporterer i henhold til framdriftsplan og budsjett innen sitt område, og tar opp nye saker som har oppstått siden foregående møte. Økonomiansvarlig må rapportere om pengeforbruk totalt med tanke på framdriftsplan og budsjett. Sekretæren skriver referat fra møtene. Det må angis hvem som er ansvarlig for alle saker som trenger videre aksjon, og det må settes tidsfrister. Alle nye saker må tilføyes i framdriftsplanen og budsjettet. Referatene må skrives og fordeles snarest mulig etter møtene. Fordeling må skje til alle i komiteen og eventuelle andre som er berørt.

For store stevner, tilsvarende NM eller internasjonale mesterskap, trengs ett til to år til forberedelser. Når forberedelsene til et stevne starter, kan det virke som en har rikelig med tid. Det er imidlertid viktig at denne tiden utnyttes godt til alle nødvendige forberedelser, og at disse blir ferdige i tide og til riktig kostnad.

For å holde orden på alle forberedelser, må det settes opp en framdriftsplan hvor en lister opp alle oppgaver og hendelser, og tidfester dem med start og ferdigdato. Vær nøye med riktig tidfesting av saker som er avhengig av hverandre. Det må også anmerkes i framdriftsplanen hvem som er ansvarlig for enkelte saker. Planen kan eventuelt også ordnes etter ansvarsområder.

Det må settes opp et budsjett hvor alle oppgavene i framdriftsplanen prissettes. Både plan og budsjett må settes opp i samarbeid med den ansvarlige for hvert område.

Et godt arrangement krever en god økonomisk ramme. Helt fra de første forberedelser må det være en økonomiansvarlig som fortløpende holder budsjett og regnskapsoversikt. God økonomi innebærer ikke bare gode inntekter, men like mye god kontroll med begrensning av utgiftene. Den økonomiansvarlige bør så tidlig som mulig avklare et eget (regnskaps)prosjekt i klubbens regnskap for arrangementet.

Økonomiansvarlig har en meget viktig oppgave, ikke minst i forkant av stevnet. En må sørge for å ha en form for startkapital, da mesteparten av utgiftene kommer før inntektene. Det må settes opp et budsjett for arrangementet så tidlig som mulig. Bruk framdriftsplanen som utgangspunkt. Dette kan være usikre tall som må gås grundig gjennom – ut fra det nivå en har valgt å legge arrangementet på. Budsjettet kan med fordel periodiseres (utgifter per måned eller kvartal) slik at en til enhver tid har oversikt. Det må tydelig komme fram hvilken utgiftsramme stevnet krever, og hva en regner med av inntekter under arrangementet. Under forberedelsene og gjennomføringen må en sørge for å ha kontroll med det som brukes. Det må klart framgå hvem som kan godkjenne forpliktelser og signere fakturaer. Økonomioversikt må settes opp i hvert møte i hovedkomiteen. Nye poster som dukker opp under møtet må prissettes og føres inn i budsjettet.

• Ungdom skal være representert i arrangementskomiteer for ungdomsarrangement
• La ungdom være med å arrangere, de vet selv best hvordan de vil ha det. Gi ungdom ansvar for gjennomføring av deler av stevnet
• Dersom konkurranser for ungdom går over flere dager, skal det tilbys sosiale aktiviteter på kveldstid
• Arrangører av ungdomsstevner må legge stor vekt på følgende:
  • Stram planlegging av tidsskjema
  • Musikk og trøkk på konkurransearenaen
  • Sosiale innslag utenfor matta
• Ungdom er åpen for nye løsningsmodeller. Variasjon i stevnetilbudet er sentralt for motivasjonen
• Lagkonkurranser og sosiale konkurranseformer er noe ungdommen synes er gøy
• Etteranmelding bør godtas så lenge det er praktisk mulig, ev. mot et etteranmeldingsgebyr.
• Oppfinnsomhet i premieringen kan være et positivt innslag
• Rettferdige og gode dommere med glimt i øyet er en forutsetning for en god opplevelse
• Utøvere med funksjonshemminger eller utviklingshemminger skal kunne delta på lik linje med funksjonsfriske

Alle barnearrangement i NKF skal følge NIFs Barneidrettsbestemmelser. NKF har fått tilpasset barneidrettsbestemmelsene i enkelte små idretter etter godkjenning av NIF

Justering av bestemmelsens punkt 2 a)

Fra det året barnet fyller 6 år kan det delta i konkurranser og idrettsarrangement innen klubbens landsdel/aktivitetsområde (nord, midt, sør, øst og vest), som definert i medlemssystemet. For konkurranser i wushu, kendo og jujutsu kan landsdel/aktivitetsområde også omfatte arrangementer i andre landsdeler dersom reisevei hit er lik eller kortere enn til arrangementer i egen landsdel.

Justering av bestemmelsens punkt 2 b)

Fra året barnet fyller 9 år utvides det definerte området for landsdel/aktivitetsområde til å omfatte konkurranser på tvers av grenser til naboland, som ikke har krav til kvalifisering. Utvidelsen gjelder kun i konkurranser for wushu, kendo og jujutsu, og forutsetter at konkurransene ligger i sammenlignbar reiseavstand, og kostnad som konkurranser i egen landsdel.

For å arrangere stevner i regi av NKF (nasjonale mesterskap, Norges-cup, regionale mesterskap osv.) må det sendes inn en søknad på Kampsportforbundets nettsider

Søknaden skal inneholde opplysning om:

• Hallfasiliteter
  • Tekniske installasjoner (lyd og lys)
  • Byggtekniske forhold med skisse over sekretariater, plass for presse, speaker osv.
  • Nærmere spesifikasjon ang. NM kan fås fra Norges Kampsportforbund
• Innkvarteringsforhold
  • Kapasitet
  • Avstander mellom innkvarteringsstedene, samt avstand til hall, flyplass osv.
• Påmeldingsforhold
  • Arrangøren skal tilby mulighet for påmelding via SportData.
• Informasjon og resultatservice
  • Arrangementet skal bruke SportData til gjennomføring og resultatservice på arrangementet. Dersom SportData ikke tilbyr løsning for det aktuelle arrangementet, skal et annet anerkjent og velprøvd system bruke.
  • Arrangementet skal disponere internettsider som tilbyr deltakerlister/trekningslister, tidsskjema og resultatservice
• Reiseopplysninger
  • Flyruter, tog/buss og båtruter
  • Avstander på landeveien
• Økonomi
  • Bekreft kjennskapet til arrangørmanualens pkt. 1.4. og 1.5. om økonomi
• Erfaring som arrangør
  • Opplysninger om tidligere arrangement
  • Opplysninger om markedsføringsrutiner
  • Opplysninger om media/presserutiner
  • Foreløpig liste over hovedfunksjonærer

2.2.1. SportData

Stevner i regi av NKF (NM, NC, regionale stevner) skal legges inn i stevnekalenderen i SportData. Dette besørges av administrasjonen i Kampsportforbundet straks stevnet er approbert (tildelt/godkjent). Ved tildelingen av et stevne/mesterskap vil teknisk arrangør også kunne få tildelt en Event Manager-bruker i SportData for å kunne opprette/ajurholde det aktuelle stevnet.

Andre stevner av typen klubbmesterskap e.l. trenger ikke å legge sitt arrangement inn i stevnekalenderen i SportData. For å synliggjøre sitt stevne kan arrangøren legge inn dette som en event på Facebook og få det publisert på www.kampsport.no

2.2.2. Stevneavtale

Ved arrangementer i regi av NKF skal det inngås stevneavtale mellom NKF og arrangørklubben som omfatter hvilke rettigheter og plikter arrangørklubben har i forbindelse med stevnet.

Ved inngåelse av stevneavtale forplikter arrangørklubben seg til å være sertifisert Rent Idrettslag gjennom Antidoping Norge. Rent IL er et program for idrettslag tilknyttet særforbund underlagt Norges idrettsforbund (NIF). Antidoping gjelder alle som er en del av idretten, og nå kan ditt lag enkelt og effektivt sette antidoping på agendaen. Rent Idrettslag er et webbasert verktøy som gir dere muligheten til å sette opp mål og tiltak for deres forebyggende arbeid.

2.3.1. Hall

Dette må besørges tidlig i prosessen. Det er ulik praksis fra kommune til kommune hvordan man kan leie idrettshaller, så ta kontakt med din lokale idrettskrets for å undersøke tidsfrister og priser på leie av hall.

Skal det kun arrangeres en klubbkonkurranse holder det kanskje med egne lokaler. Gymsaler på skoler kan også være et rimelig alternativ. Ved leie av idrettshall må det sjekkes at anlegget har den hallstørrelse og fasiliteter som kreves av arrangementet.

Det skal velges en hall av «universell utforming» slik at personer med ulike former for funksjonsnedsettelser ikke skal fratas muligheten til å delta eller følge arrangementet som tilskuer.

Gjør avtaler slik at garderober, toaletter, kiosk og eventuelt stevnekontor åpnes.

Det er viktig å sjekke at det er kapasitet på strømnettet til å drive alt utstyr som skal benyttes under stevnets gang, samt at det er tilgang til internettlinje ved ev. streaming.

Det skal være tilskuerfasiliteter for publikum. Det anbefales egne tilskuertribuner og adgangskontroll til konkurranseområdet.

Se også pkt. 4.1. for nærmere beskrivelse!

2.3.2. Utstyr

Til et stevne kreves det som regel en del utstyr. Om klubben har dette utstyret tilgjengelig selv må det planlegges ev. når og hvordan dette utstyret settes på plass. Om klubben ikke har utstyr selv kan dette lånes via utstyrsutlånsordningen til Kampsportforbundet. Husk å bestille utstyr god tid i forveien!

2.4.1. Markedskomité

Sammen med økonomiansvarlig kan det være lurt å opprette en markedskomite. I denne komiteen bør det være personer som har kontakter, og spesielt personer som har fantasi og evne til å tenke i nye økonomiske baner. Deres oppgave skal være å prøve å skaffe nødvendige midler slik at arrangementet får et større økonomisk overskudd. Det er viktig å skape interesse for stevnet slik at oppslutningen fra aktive og publikum er best mulig. Begynn tidlig med å bygge opp forventningene til stevnet. Få fram det som er spesielt og interessant med nettopp dette arrangementet. Bruk media, sosiale medier (Facebook), aviser og ev. egen stevneavis.

Hvem skal vi henvende oss til med vår markedsføring?

Aktive

Vi må presentere stevnet slik at det blir attraktivt for de aktive vi ønsker skal delta. Kanskje vi må ta direkte kontakt for å «hente» deltakere som skal til for å gjøre våre øvelser mest mulig interessante. Også ledere og trenere er viktige nøkkelpersoner «å selge stevnet til»

Mediene

God og positiv omtale i medier (aviser, internett, blader, radio, TV) er bra. Tenk gjennom hva vi som arrangør ønsker skal presenteres, og prøv å «selge» det ved å lage stoff selv eller komme med tips som journalisten kan spinne videre på, for eksempel spesielle dueller, lokale utøvere osv.

Publikum

Mange tilskuere er bra for å få en god stemning og ramme rundt arrangementet. Dette bidrar også til bedre økonomi. Foruten å benytte plakater, mediene, annonser og brosjyrer osv. for å fortelle om stevnet, er det også mange andre muligheter til å få oppmerksomhet og skape nysgjerrighet og forventninger.

Samarbeidspartnere

Det er nyttig å knytte gode kontakter med sponsorer, lokale myndigheter og andre organisasjoner. Samarbeid kan være alt fra at en avis eller et selskap blir medarrangør, til sponsoravtaler og enkle avtaler med bistand i spesielle oppgaver. Vær ikke redd for å spørre personer, foretak eller institusjoner som har ressurser som trengs for stevnet. Husk å takke alle som har bidratt i etterkant av stevnet.

For å skape interesse for eget stevne må en konkurrere med mange andre begivenheter. Dette betyr at en må være kreative og gode i markedsføringen. Finn fram dyktige personer for å lede denne jobben. Noen eksempler på PR-tiltak:

• Lage og presentere en logo for stevnet. Prosess for utvikling, valg og presentasjon gir mulighet for oppmerksomhet
• Tradisjonell plakat for oppslag. Fremhev hovedattraksjoner
• Informasjonsstand på «torget» med aktiviteter og kalender for nedtelling mot stevnedagen •
• Innbydelse og gratis adgang til alle skoleelever osv.
• Bruk av lokalmedia
• Lage gode historier som kan bli tatt inn i riksmedia knyttet til stevnet
• Våg «å gå» nye veier

2.4.2. Innbydelse

Innbydelse må lages tidlig og sendes ut i god før stevnet. Ved forbundsstevner skal NKFs administrasjon kvalitetssikre invitasjonen før den publiseres! Vi anbefaler å bruke NKFs Profilguide ved utarbeidelse av invitasjon og annet profileringsmateriale.

På enkelte små stevner er det nok med notatet i stevnekalenderen, men det er fint med en påminning gjennom en invitasjon. Invitasjonen bør legges ut på klubbens hjemmeside og på Facebook, og den kan med enkelthet sendes som E-post til aktuelle deltakere, såfremt de har samtykket til dette.

2.4.3. Mediehåndbok

NKF har utarbeidet en Mediehåndbok som kan være til god nytte for arrangørklubbene. Denne gir et innblikk i hvorfor det er viktig å profilere stevner og idretten, samt gir råd til hvordan man håndterer media.

Et viktig element i et hvert arrangement er hva en kan få av sponsorer. Her vil det alltid være muligheter, enten i form av penger eller i form av billige/gratis leveranser. Dette kan for eksempel være bekledning og/eller antrekk, drikke, pølser, hamburgere, frukt o.l. som det er behov for til kiosksalg i arrangementet. Dette arbeidet må planlegges godt. Sponsorene krever som oftest mye tilbake for pengene de skyter inn. Det er derfor viktig at en under forarbeidet lager en klar liste over hva arrangementet kan tilby eventuelle sponsorer.

• Navn på arrangementet
• Reklame på billettene
• Reklameseil på/utenfor arenaen
• Reklame på høyttaler
• Reklame på stortavle
• Produktstand på/utenfor arenaen
• Reklame på funksjonærbekledning
• Reklame i programmet
• Reklame på TV-innslag
• Annonse i programmet
• Arenareklame
• Billetter til arrangementet
• Gavepremier med reklame
• Reklame på annonse i media
• Nettannonse på arrangementets hjemmeside
• Annonse/logo på alle plakater

2.6.1. Funksjonærer

Noe av det viktigste ved et arrangement er å rekruttere frivillige. Jo større arrangement, dess flere frivillige behøves. Man trenger personell til følgende funksjoner/oppgaver ved stevner:

• Stevneleder
• SportData-leder/funksjonærer
• Tidtakere (gjerne 2-3 stk. pr. matteområde)
• Sekretariat (2-3 stk. til å føre kampskjema pr. matteområde)
• Speaker
• Arrangementsservice for deltakere, dommere, ledere og publikum
• Vakter, funksjonærer som tar inngangspenger, deler ut program m.m.
• Personell til salg av kioskvarer og effekter
• Bæring av matter og utstyr
• Renhold
• Lege/førstehjelpsassistenter
• Premieutdeling

Det kan være nyttig å utarbeide en funksjonærliste. Da har man god oversikt over hvem som skal være hvor til hvilken tid!

2.6.2. Materialforvalter

En materialforvalter skal se til at alt nødvendig materiale er på plass. Dette omfatter alt konkurransemateriale, inkludert matter, dommerflagg, tavler osv., men også hva som kan være et behov i arrangementet som stoler og bord, kopipapir, skriveredskap, salgsartikler osv.

Stevnekontoret må opprettes i god tid før selve arrangementet skal foregå. Som regel er det arrangementskomitéen som tar seg av denne oppgaven, men det kan også være andre frivillige som jobber med stevnet i forkant. Det må være lett tilgjengelig slik at alle interesserte skal kunne få svar på sine henvendelser.

Stevnet må offentliggjøres i god tid før arrangementsdagen. Til dette er det effektivt med en god nettside der alle opplysninger om arrangementet finnes. En Facebook-side vil være et godt hjelpemiddel til å få spredd informasjon.

Hvordan en fysisk organiserer et stevnekontor avhenger av stevnets størrelse. Stevnekontoret skal i tiden før stevnet virke som et bindeledd mellom arrangøren og alle andre interesserte parter, og de som betjener kontoret må være godt orientert om alle deler av arrangementet.

Det er vanlig at stevnekontoret har ansvar for følgende oppgaver:

• Lage deltakermapper og lagposer
• Oppfølging av deltakere
• Akkreditering av lagledere, funksjonærer, dommere, gjester, hjelpepersonell osv.
• Utdeling av funksjonærbekledning til funksjonærer og annet hjelpepersonell
• Informasjon til alle interesserte og generell service

Kontoret må legge til rette slik at deltakere, leder og presse ved ankomst får utlevert alt det materiell og all den informasjon de trenger under stevnet. Likeledes må det her klargjøres relevant materiell og pressevest til pressefolk som er akkreditert.

Aktuelt materiale er f.eks.

• Program med tidsskjema, samt opprop og innmarsjtider
• Spesielle opplysninger
• Kart over området rundt arrangementsstedet
• Opplysninger om innkvartering
• Opplysning om spisesteder
• Adgangstegn til arena og billetter til eventuelle tilstelninger
• Opplysning om transportmuligheter

2.8.1. Premier

Det er ikke påkrevet å ha premiering. Men på stevner der barn 12 år og yngre deltar skal alle ha medalje om medalje deles ut til noen, jf. «bestemmelsene om barneidrett».

Dersom en tar startkontingent bør man ha premiering på stevnet.

2.8.2. Kiosk / Bespisning

Dommere bør ha drikke lett tilgjengelig ved matteområdet, da de gjerne er aktive over lengre tid. Arrangøren må i tillegg sørge for mat til dommere og funksjonærer, samt organisere salg av hensiktsmessig mat til utøvere.

Selv på et lite stevne vil det være kjærkomment for foreldre, trenere og funksjonærer med en liten kiosk med frukt, kaffe og vafler. Dette er svært vanlig stevnemeny på små stevner. På litt større stevner kan en med fordel utvide menyen med mineralvann, smoothie, salat og noe varm mat. Kiosken kan være svært enkel, et stort bord, men det må også være mulighet for strømuttak og den bør være sentralt plassert. Et lite overskudd på kiosksalg kan være et godt tilskudd til klubbkassa.

Det er viktig å være ute i god tid om noe skal bestilles. Sjekk også opp leverandører som spesialiserer seg på varer til kiosk på idrettsarrangement.

2.8.3. Bekledning av funksjonærer

I forbindelse med bekledning av funksjonærer, er det flere hensyn man må ta.

• Stevnets type og størrelse
• Sponsorer
• Ønsket om å profilere egen klubb
• Ønsket om «uniformering»
• TV-overføring

For de største stevnene, med f.eks. mediedekning, vil det svært ofte være sponsorer som er interessert i å profilere seg gjennom slik bekledning. Dette er det all grunn til å benytte seg av. Det er populært blant funksjonærer, som slik kan få en slags «godtgjøring» for sin frivillige innsats, og det er positivt ovenfor publikum som lettere ser hvem som gjør hva på banen.

For enkelte slike stevner skiller man også mellom forskjellige funksjoner ved å bruke ulike farger på klærne. Det er særlig t-skjorter/collegegensere som brukes. Det kan anbefales å dele ut funksjonærbekledningen i et forberedende møte i forkant av stevnet.

For mindre stevner, der egen sponsorbekledning ikke er aktuelt, er det også ønskelig å kunne markere funksjoner i hallen med spesiell påkledning. Dette kan da gjøres ved bruk av klubbdrakt eler et laminert akkrediteringskort som er hengt i et bånd rundt halsen.

2.8.4. Akkreditering

I større stevner er det viktig at bare personer som har noe å gjøre på arenaens ulike områder har tilgang til disse områdene. Akkrediteringskortet skal vise hvilke områder en person har adgang til.

Akkrediteringskortet er vanligvis et plastkort med nødvendige opplysninger: Personens navn, hvilken funksjon personen har og på hvilke områder denne personen kan oppholde seg.

Kortet kan henge i ei snor rundt den akkreditertes hals slik at den er lett synlig. Stevnekontoret sørger for nødvendig akkreditering.

2.8.5. Stevneprogram

Programmet lages i samarbeid med stevneleder. Det anbefales å oppnevne en programansvarlig ved store stevner. Mye av innholdet kan samles og forberedes i god tid før arrangementet.

For små stevner kan programmet enkelt lages på en PC med to spalter på liggende A4 som så brettes til et A5-format. Ønskelig innhold er da:

• Tidsskjema
• Deltakerliste/ ev. trekningsliste
• Informasjon

Det bør også være med i programmet:

• Oversikt over premieutdeling for de ulike klassene
• Liste over ansvarlige dommere (stevneleder, overdommere, teknisk delegat osv.)
• Deltakerliste/trekning for hver klasse
• Informasjonsskriv

Data som kan være med i programmet:

• Spennende og innbydende omslag
• Stevnets arrangementskomité
• Velkomstord fra ordfører/arrangementskomiteens leder/forbundsleder/seksjonsleder
• Kart over stevneområde og oppvarmingsareal
• Kart som viser stevneområdet i forhold til hotell og kommunikasjonsmidler
• Reklame som plasseres med tanke på at programmet skal være oversiktlig for utøveren og publikum
• Forklaring av de ulike grenene for nye kampsportpublikumer

2.9.1. Tidsskjema

Aktive

Det største hensyn skal tas til de aktive slik at de får en rettferdig og god konkurranse.

Tidsaspekt

Det bør tenkes over hvor stort stevne vi skal ha tidsmessig. Kanskje har vi en tendens til å lage omfattende stevner som tar lengre tid enn mange setter pris på. Tid kan utregnes basert på antall klasser, utøvere og gjennomsnittlig varighet pr. øvelse

TV

Hvis det skal være TV-sending/streaming, kommer gjerne produsenten med sine ønsker og krav. Dette tar vi hensyn til så sant det ikke går på bekostning av det sportslige.

2.9.2. Påmelding

Påmeldinger til stevnet skal gjøres via stevnekalenderen i SportData, eller et annet anerkjent og velprøvd system.

Ved NM, NC og andre stevner i regi av NKF er det krav om bruk av SportData.

Påmeldingsfristen kan variere, men som hovedregel settes fristen slik at trekning o.a. kan foretas i god tid. Påmeldingene, trekning, tidsskjema og publisering skal ivaretas av aktivitetssystemet

Faktura bør sendes ut til deltakende klubber så fort påmeldingsfristen har gått ut.

2.9.3. Deltakerliste

Deltakerlister publiseres automatisk på SportData om man bruker systemet til påmelding. Om man har en annen form for påmelding bør deltagerlistene oppdateres jevnlig og ligge tilgjengelig på internett. Dermed kan utøvere se hvem de skal konkurrere med og det er lettere for klubbene å ha oversikt om alle deres utøvere er påmeldt.

2.9.4. Trekning

Trekningsprosedyren kan være noe utfordrende for noen som ikke har gjort dette tidligere. Det er derfor viktig å sørge for at det er personer med erfaring som gjør dette. Normalt sett foretas dette i SportData. For opplæring i trekningsprosedyre ta kontakt med Kampsportforbundets administrasjon. Trekningslister bør publiseres så raskt som mulig etter at de er klargjort. NB! Vær påpasselig med ikke å publisere trekningslister før disse er 100% klare. Det kan medføre forvirring hos deltakerne.

2.9.5. Sikkerhet

Teknisk arrangør har ansvaret for sikkerheten i hallen. Stevneleder sammen med arrangementskomitéen og andre ledere i organisasjonen bør derfor sette seg inn i rutinene ved brann, nødstilfeller og ev. evakuering. Teknisk arrangør har også ansvaret for deltakernes sikkerhet under stevnet. Se mer om dette i pkt. 4.8.

Transport kan organiseres som et eget ansvarsområde i arrangementskomiteen, eller kan legges under stevnekontor eller orden. Man må vurdere hvilke transportbehov man har:

• Flyplass/jernbane til stevnested
• Overnattingssted til stadion og retur(skytteltrafikk)

Det må gjøres avtaler med busselskap og/eller drosjesentral. Arrangøren bør, under stevnet, ha tilgang til minst én varebil og et antall personbiler for øyeblikkelig behov.

Når en har fått tildelt et arrangement, bør en tidligst mulig undersøke hvilke innkvarteringsmuligheter en har. I de fleste tilfeller er det aktuelt med innkvartering på ulike nivå/i ulike prisklasser. Arrangøren bør så fort som mulig forhandle med ulike typer hotell/herberger. Dersom arrangøren organiserer innkvarteringen, kan en forhandle seg fram til at noen prosent av innkvarteringskostnadene tilfaller arrangøren. På store stevner er det aktuelt å ha et eget stevnehotell.

Avtalen med hotellene bør ha med:

• Hvilke datoer
• Siste tidspunkt for å kansellere avtalen
• Frist for avbestilling av rom
• Antall rom/senger
• Priser
• Innbetalingssystem
• Hva prisene inkluderer
• Arrangørens fortjeneste
• Minibar (bør være tømt av hotellet)
• Hva med personer som uteblir

Arrangøren må ha en kontaktperson som stevnedeltakerne og hotellet kan forholde seg til. Inngår det måltider i innkvarteringstilbudet må en avklare:

• Hvilke måltider
• Hva som forventes i måltidene
• Hvilke tidspunkt
• Bruk av matbilletter/kuponger

Stevneleder er øverste ansvarlige leder for den tekniske delen av stevnet. Han/hun må på et tidlig tidspunkt utnevne kompetente funksjonærer til de viktigste jobbene som teknisk sjef, leder for stevnesekretariat, stevnekontor, dommerleder. Det kan være aktuelt å arrangere dommerkurs og/eller å samarbeide med naboklubber eller dommerkomiteen i den aktuelle seksjonen. Når stevneleder utnevner funksjonærer for de forskjellige oppgaver, er det viktig at han/hun plasserer de erfarne i nøkkelposisjonene, men samtidig sørger for at nye funksjonærer får sine utfordringer.

Stevneleder må sammen med teknisk sjef, vaktmester og halleier, sette i gang nødvendige arbeider for at hallen skal tilfredsstille kravene for stevnet. På stevner hvor det er TD (teknisk delegert), jf. pkt. 3.5., må saker som ikke er klare i regler og retningslinjer drøftes med TD, som tar den endelige avgjørelsen.

3.1.1. Stevneleders oppgaver før stevnet

Hall

Sammen med teknisk leder kontrollere hallen (sertifikat) og gjøre avtaler med halleier/driftsansvarlig om utbedringer og fornyelser. Sammen med sikkerhetsansvarlig avklare at anlegget og utstyret tilfredsstiller de krav til sikkerhet som gjelder, og bestemme de sikkerhetsregler som skal gjelde under stevnet.

Utstyr

Sammen med teknisk leder og TD kontrollere utstyr og gjøre avtale om utbedringer og fornyelse. Ta avgjørelse om bruk av ev. følgende utstyr og gjøre avtaler om assistanse:

• Poengtavler/tv-monitor/pc-skjerm
• SportData
• Storskjerm
• Streaming

Dommere/funksjonærer

Stevneleder må så raskt som mulig oppnevne en dommerleder, og i samarbeid med denne kontrollere antall og kvalitet på den lokale dommerstaben. Eventuelt må det gjøres avtaler om dommerkurs og/eller bistand fra naboklubber og dommerkomité i den aktuelle seksjon.

På store stevner er det viktig å innkalle reserver.

Tidsskjema

Når påmeldingsfristen er utløpt, må det utarbeides tidsskjema for stevnet, og det må IKKE offentliggjøres før det er sikkert at det ikke blir forandringer.

Hvis en har satt påmeldingsfrist i annonseringen av stevnet, skal denne respekteres. Det er opp til arrangøren om etteranmelding skal tillates dersom det er praktisk mulig, ev. med økt startkontingent. Se kapittel om tidsskjema/stevneteknisk pkt. 2.9.

Stevneleder må involveres i stevnekontorets arbeid med påmeldinger og tilbakemeldinger til deltakere.

3.1.2. Stevneleders oppgaver på arrangementsdagen

Stevneleder bør sette opp en regiplan for gjennomføring av stevnet hvor det på minuttnivå vises hvordan stevnet skal utvikles. I tillegg til det offentliggjorte tidsskjema om når øvelsene starter, innmarsj osv., settes opp sjekkpunkter underveis, for eksempel når hver øvelse/disiplin skal være ferdig.

Også seremonier, premieutdelinger, speakers presentasjoner av utøverne, ev. hva som skal vises på tavler, ev. spesielle lydsnutter som skal avspilles, bør settes inn i planene.

Det er så stevneleder som skal «styre stevnet» etter planen, dvs. innen den rammen som stevneleder har lagt. Se eget avsnitt om regi pkt. 4.2.

Ved store stevner kan det være aktuelt med en egen regileder

Stevneleders oppgave er å følge med at alt foregår etter reglene, alle spørsmål fra dommere om gjennomføringen må avklares, eventuelt i samråd med teknisk delegat. Stevneleder skal også sørge for at det er godt vakthold på og rundt konkurranseområdet og at rutiner for sikkerhet og andre forhold følges, f.eks. at ingen uvedkommende er inne på banen. Det betyr også at dommere og funksjonærer som ikke har oppgaver i øyeblikket skal oppholde seg på anvist sted.

Stevneleder er også ansvarlig for at øvelsesområder og utstyr for stevnet er i samsvar med internasjonale regler og retningslinjer.

3.1.3. Stevneleders oppgaver etter stevnet

Stevneleder må se til at sekretariatsleder sjekker at alle resultater er korrekt ført i henhold til konkurransereglene. Det er stevneleders ansvar at resultater rapporteres etter gjeldende regler.

Sekretariatet, eller stevnesekretariatet er «hjernen» i stevnet. Her gjøres alle registreringer rundt det idrettslige av arrangementet, og alle henvendelser fra aktive og trenere angående gjennomføringen av stevnet gjøres til sekretariatet. Det betyr at sekretariatsleder må ha nær kontakt med stevneleder.

Sekretariatet må bemannes med personell som har kvalifikasjoner på ulike områder. Resultatlistene skal være komplette og må ikke endre uten samarbeid med dommerleder/stevneleder. En må sørge for at det blir gitt god resultatservice for publikum, gjennom speaker, oppslagstavler etc. For at arbeidet i sekretariatet skal være effektivt og korrekt, må alle som skal arbeide der på forhånd ha fått grundig opplæring i sitt område.

3.2.1. Sekretariatsleder

Ansvarlig for SportData-gjennomføring eller annen person som styrer sekretariatet.

Seksjonens dommerkomité utnevner en dommerleder til hvert stevne.

Det er dommerkomiteen (DK) i de ulike seksjonene som, sammen med dommerleder, skal innkalle nok kvalifiserte dommere til stevnet og følge opp disse. Reise, opphold og bevertning av dommere er arrangørklubbens ansvar. Det bør beregnes reservedommer(e) i tilfelle forfall.

Arrangøren skal utnevne en sikkerhetsansvarlig for arrangementet. Sikkerhetsansvarlig er ansvarlig for å planlegge, gjennomgå og etterse at alle sikkerhetsprosedyrer blir fulgt, så vel overfor publikum, arrangør og utøvere under hele arrangementet, inkludert oppvarming

TD (Teknisk delegert) er Norges Kampsportforbunds representant på arrangementer og har som hovedoppgave å føre tilsyn og være arrangørens «høyre hånd». Sammen med arrangør skal TD sørge for at arrangementet gjennomføres etter gjeldende lover og regler. TD er også alltid leder av stevnejuryen.

Det forventes at TD holder seg oppdatert på sporten, NKF som organisasjon og de til enhver tid gjeldende lover og regler. TD må være serviceinnstilt, nøytral og kunne uttrykke seg godt både muntlig og skriftlig.

NKFs seksjoner oppnevner TD-er til nasjonale mesterskap og konkurranser som inngår i NC og enkelte større nasjonale arrangementer.

TDs oppgave sammen med arrangør:

1. I god tid før arrangementet

Anbefalt opplegg – forberedende møter

• Gjøre seg kjent med anlegget og organiseringen ved min. ett personlig frammøte på arrangementsstedet ca. to mnd. før arrangementet
• Telefonisk kontakt med arrangør ca. 14 dager før arrangementet
• Større møte senest dagen før arrangementet med alle sentrale personer i arrangementsorganisasjonen til stede.

Agenda på møtene: Gjennomgang av «Sjekkliste for TD» (teknisk gjennomgang)

Andre viktige sjekkpunkter underveis:

• Påse at anlegget har tilfredsstillende standard og eventuelt gjøre avtaler om utbedringer.
• Gjøre avtale om informasjonsflyt i forkant av arrangementet som for eksempel oversendelse av referat fra møter i arrangementsorganisasjonen.
• Gjøre avtale om når og hvor trekning av startlister skal foregå.
• Kontrollere at arrangøren har avtale med lege eller sanitet.

2. Før arrangementet (senest dagen før)

NB! Anlegget bør være ferdig rigget dagen før arrangementet.

Gjennomgang av «Sjekkliste for TD»

Til denne gjennomgangen må alle sentrale personer i arrangementsorganisasjonen være tilstede.

TD og arrangementsleder bør i felleskap ha avtalt et program for den tekniske gjennomgangen. Program for en slik gjennomgang er viktig for å unngå unødig tidsbruk/heftelser for arrangementsorganisasjonen. Et slikt møte er vanligvis todelt:

• Plenumsdel hvor arrangementsleder presenterer sin organisasjon. Man går ellers gjennom de tekniske detaljene som man mener bør være med i plenumsdelen
• Teknisk gjennomgang for det enkelte ansvarsområde (Sjekkliste for TD). Vanligvis deltar leder for ansvarsområde med det tilleggspersonell man ønsker å ta med, eventuelt arrangementsleder etter eget ønske.

3. Under arrangementet

• Kontrollere at arrangementet gjennomføres i henhold til reglementet.
• Ta nødvendige forhåndsregler når vanskelige situasjoner oppstår som gjør en regulær gjennomføring av konkurransen umulig. En slik forhåndsregel kan også være å avbryte arrangementet.
• Vedta om deltagere som kommer for sent skal få starte når det skyldes «force majeure».
• Behandle protester så snart de foreligger og om mulig før arrangementet er gjennomført.

4. Etter arrangementet

• Behandle innkomne protester
• Avgjøre om det skal reises påtale til sanksjonsutvalget
• Bestemme eventuell tilgodeskrivelse
• Erklære arrangementet som ugyldig dersom forholdene tilsier det
• Kontrollere at resultatene blir lagt ut på arrangementets nettsider så snart som mulig.
• Ved NC: Kontrollere sammenlagtlisten

5. Før, under og etter arrangementet

• Fatte vedtak i forhold til eventuelle spørsmål som ikke styres av reglement.
• Utarbeide TD-rapport og oversende denne til arrangør og forbund.

Speaker har en sentral rolle i alle kampsportstevner. Denne funksjonen er av stor betydning for stevnets avvikling og en god speaker kan gjøre arrangementet til en spesiell opplevelse for publikum og utøvere.

Dersom speaker er avslappet, har god oversikt over det som skjer, har god kunnskap om den aktuelle idretten og viser interesse for utøverne, vil han/hun kunne skape en positiv stemning rundt arrangementet. Særlig barn og unge synes det er «stort» å få navnet sitt nevnt over høyttaleranlegget.

Speaker må:

• Vise interesse for utøverne
• Holde en positiv tone
• Være korrekt
• Være klar over at han/hun er stevnets ansikt utad
• Ikke prate for mye
• Skape god atmosfære på arenaen
• Være koordinert med musikk og alt det andre som skjer på arenaen
• Ha kommunikasjon med regileder
• Følge det som skjer på storskjerm osv.

Før stevnet bør speaker innhente informasjon om:

• Hva slags stevne det er
• Hva formålet med stevnet er
• Informasjon om sponsor
• Informasjon om organiseringen av stevnet, innmarsj, seremonier osv.
• Korrekt informasjon om deltakerne

Hva som er interessant for publikum

Medisinsk leder bør utnevnes ved ethvert Kampsport-arrangement hvor det utføres slag/spark eller annen fysisk kontakt.
Medisinsk leder bør være lege, men kan også være annet helsepersonell som har akuttmedisinsk kompetanse. Medisinsk leder bør også ha inngående kjennskap til idrettens egenart.

Se mer om medisinsk leder i NKFs Veileder for medisinsk beredskap

4.1.1. Kart over hallen

Til hjelp for utøvere og publikum bør det lages et kart over hallen, som viser hvor de ulike fasilitetene finnes.

Plantegning NM ITF-Taekwon-do 2017

4.1.2. Arena

Når deltakerne kommer til arenaen er det hyggelig å bli møtt med en velkomstplakat/banner el.

En enkel oppslagstavle, sentralt plassert, vil kunne gi de opplysningene som deltakere, ledere, trenere, funksjonærer og publikum har behov for. Her kan det henges opp tidsskjema og trekningslister dersom de er klare.

Det er også smart å slå opp en funksjonærliste slik at det ikke er i tvil om hvilke oppgaver de forskjellige funksjonærene har.

4.1.3. Konkurranseområde

Hvor mange konkurranseområder man kan ha er avhengig av antall deltagere, dommere, og matter som er tilgjengelig. Størrelsen på konkurranseområdet fremgår av konkurransereglene.

Ved hvert matterområde må det befinne seg nok bord og stoler til alle dommere og sekretariatet. Det bør også være sitteplasser til hvilende dommere.

4.1.4. Oppvarming

Det anbefales å sette av et eget område for oppvarming som ligger skilt fra konkurranseområdet. Dette er for å unngå forstyrrelser, både rundt konkurranseområdet og med hensyn til de utøverne som ønsker ro og fred under oppvarming.

4.1.5. Tribuner

På tribunene bør det være adskilte områder for utøvere, presse og publikum. Det bør også være adgangskontroll inn på konkurranseområdet slik at kun akkrediterte personer kan passere.

Det bør tas hensyn til at publikum kanskje skal sitte på tribunen over lengre tid. Det er derfor fint at man har funksjonærer tilgjengelige som kan sørge for at tribunene er rene og pene, kan tilby sitteunderlag/puter osv. og passe på at det er nok søppelkasser osv. rundt tribuneområdet.

4.1.6. Lokaliteter

Avhengig av stevnets størrelse må følgende lokaliteter vurderes:

• Tilstrekkelig med garderober med dusj og toalett for aktive av begge kjønn
• Toaletter for funksjonærer og publikum
• Stevnekontor
• Stevnesekretariat
• Innveiing
• Rom for regiledelse
• Kontor og toalett for dopingkontroll
• Rom for førstehjelp
• Rom og fasiliteter for pressen
• Serveringslokale for publikum, funksjonærer og gjester

4.2.1. Hva er regi?

Alle kampsportstevner av en viss størrelse bør ha en regiplan. Regiplanen er en detaljert tidsplan/tidstabell som inneholder alt som skal skje i løpet av stevnet minutt for minutt. Stevneleder har ansvar for å sette opp denne planen. Samme person samarbeider tett med speaker, musikkansvarlig og streaming-/storskjermansvarlig. Regiplanen omfatter alt fra åpningsseremonier og utøverpresentasjoner til selve konkurransen.

Det understrekes at gjennomføringen hele tiden må være korrekt og forsvarlig i henhold til reglene. En god arrangør har imidlertid, med de administrative rutiner, flere muligheter til å regulere tiden. Utøverne vil da i beste fall ikke merke noe unormalt. Spesielt er det viktig å være i forkant og følge opp situasjonen når det kommer forsinkelser som forplanter seg videre i stevnet.

I store stevner som har direkte tv-overføring kan det kreves at regiplanen er så detaljert at planen viser hva som skal skje på sekundet. Alle tidspunkter må føres inn i planen. Når skal utøverpresentasjonen foregå? Når skal startlistene på storskjermen? Når skal premiene deles ut? Planen må også inneholde oversikt over hvilken musikksnutt som skal spilles når, og hva som skal vises på storskjermen til enhver tid.

4.2.2. Hvorfor skal vi ha regi?

Regi er vanlig i de aller fleste idretter. En av årsakene er at det er lettere å ha full oversikt over hva som skal skje til enhver tid i arrangementet. En annen er at vi skal gjøre arrangementet mer underholdende og spennende, og forsøke å skape en ramme/innpakning av arrangementet. Vi skal kort og godt gjøre vårt for at folk har lyst til å komme tilbake. Dette innebærer både utøvere, trenere/ledere og ikke minst publikum. En god regi sørger også for at publikum ikke går glipp av høydepunkter.

Noen av virkemidlene er streaming, storskjerm og musikk i hallen for å skape liv og røre. I mange stevner er det også vanlig med grafikk på storskjerm/streaming. Det innebærer alt fra startlister og resultatlister til arrangementslogo, reklame og andre lister. Vi bruker musikk og lydeffekter for å forsterke følelser. Storskjermen bruker vi for å hjelpe folk til å komme «nærmere» på det som skjer. Vi kan informere publikum om regler og resultater. Mediegruppa til arrangøren kan lage korte utøverportrett som kan sendes på storskjermen i forkant av start på konkurransen. Reklame kan sendes når som helst. Målet er også å begrense dødperiodene i hallen mest mulig. Der det er ledig tid i programmet kan det f.eks. settes inn publikumskonkurranser, intervjuer, reportasjer eller reklame.

4.2.3. Hvordan fastsetter vi regi?

Det viktigste er å komme i gang med planlegging tidlig og regi må være et tema allerede på de første møtene. Her må rammene bestemmes. Hvor legger vi listen? Hvor mye penger har vi til rådighet?

Viktige spørsmål i tidlig fase:

• Er lydanlegget og lysanlegget i hallen godt nok, eller må vi leie inn?
• Skal vi ha storskjerm? Hvor får vi tak i dette?
• Skal vi streame stevnet? Hvem har utstyr? Hvor mange kameraer skal vi ha?
• Hvor kan vi få tak i nøkkelpersonell?

Det kan være lurt å spørre både Kampsportforbundet og tidligere arrangører om råd. Et godt råd er uansett å forhøre seg med videregående skoler, høyskoler eller universitet med medieutdanning. Mange har eget utstyr som leies ut til rimelige priser. Dessuten har Kampsportforbundet også utstyr til utlån. Det er uansett viktig å gjøre avtaler tidlig i planprosessen da det ofte er press på f.eks. storskjermleverandører på enkelte tider av året.

Presentasjon av utøvere før start er attraktivt for utøverne og publikum. På nasjonale stevner og Norgesmesterskap bør minimum alle finaleutøvere presenteres før start. Ofte kan det være at flere matter som det konkurreres på samtidig. Da må det legges en plan slik at presentasjonstidspunktene ikke kolliderer. Derfor er det svært viktig at alle som er involvert er godt kjent med planen og har klokker som viser nøyaktig samme tidspunkt. Norsk lokal tid bør benyttes og korrekt tid kan lett hentes på internett.

4.2.4. Kommunikasjon

God kommunikasjon er nøkkelen til at arrangøren klarer å følge den detaljerte tidsplanen. Regileder må ha mulighet til å kommunisere direkte med speaker, musikkansvarlig, seremoniansvarlig, streaming/storskjermansvarlig og stevneleder.

Ofte sitter regileder i samme rom som speaker, musikkansvarlig og streaming/storskjermansvarlig.

Det kan også være lurt at regileder har en assistent som kvalitetssikrer og passer på at regileder har fått med seg alt. I store stevner er dette helt nødvendig. Det kan også være lurt med en regiassistent på konkurranseområdet for å sørge for at alt går som det skal, f.eks. passe på at utøverne stilles opp til presentasjon når de skal.

4.2.5. Ansvarsoppgaver

Stevneleder

• Sette opp detaljert tidsplan
• Passe på at alle seremonier er med i planen
• Unngå dødperioder
• Følge tidsplanen
• Sørge for at alle har klokker som viser samme tidspunkt

Speaker

• Geleide publikum gjennom stevnet
• Skape liv og røre i hallen
• Skape en god atmosfære ved å trekke fram spenningsmomenter, intervjuer og generell informasjon.

4.2.6. Tips: inkluder publikum

Inkluder publikum:

• Publikum på storskjerm: Folk liker å se seg selv på «TV»
• Sosiale medier: Inviter folk til å bruke Instagram, Twitter – vis på storskjerm og streaming
• Musikk: Bruk musikk til å få opp stemningen på tribunen og få frem følelser, men pass på at det ikke spilles for høyt.
• «Golden ticket»: Publikumskonkurranse. Kameraet zoomer inn på en tilskuer som får en premie f.eks. fra en sponsor.
• Kiss cam
• Lydeffekter: Bruk musikk under presentasjoner og seremonier. Bruk lydeffekter, men ikke overdriv.

Bruk av musikk er i økende grad aktuelt på stevner, og blir i større grad benyttet som publikumsvennlige innslag. Både ved valg av type musikk og i hvor stor grad musikk skal benyttes, er det svært viktig å ta hensyn til, ikke bare det antatte publikum, men også deltakere, dommere og funksjonærer.

Musikken må ikke komme i konflikt med det idrettslige arrangementet, slik at deltakerne blir forstyrret. Det er helt nødvendig at man har en dialog med utøvere rundt dette, slik at man er sikret deres optimale ro under forberedelsene.

I pauser, og særlig som tegn på for eksempel premieutdeling eller presentasjon av utøvere, kan musikk være bra innslag. Uansett om man velger mye eller mindre bruk av musikk, er det viktig at det styres sikkert, også i forhold til øvrig bruk av høyttaler. Det bør være en egen person som har ansvar for å styre musikken. Her kreves et godt samarbeid mellom regileder og speaker.

Musikk på idrettsarrangement inngår i Norges Idrettsforbunds avtale med TONO. Ønskes det nærmere opplysning om dette, kan Norges Idrettsforbund kontaktes.

Innveiing må gjøres iht. den aktuelle idrettens konkurransereglement. Det er viktig at vekten som brukes alltid blir kontrollert før bruk!

Ved finaler, premieseremoni osv. kan det sette en ekstra spiss på arrangementet om man har en innmarsj. Det vil sette mer fokus på det som skjer, samt at man får en god presentasjon av utøverne som skal i aksjon. Det bør planlegges godt og settes opp i tidsskjema slik at utøvere, publikum, regileder og de ansvarlige for innmarsjen har kontroll på tidspunkter og hvem som skal til innmarsj.

I et stort stevne er det naturlig med ulike seremonier:

• Åpning av stevnet
• Premieutdeling
• Avslutning av stevnet

Hvor omfattende dette skal gjøres, avhenger av stevnets størrelse. Seremonileder har ansvar for seremoniene.

4.6.1. Åpning

I hvor stor grad man skal legge vekt på åpningsseremonien, er helt avhengig av typen arrangement. Et minimum er at speaker sier noen velvalgte ord ved stevnestart og erklærer stevnet som åpnet. En god speaker vil motivere deltakerne til innsats og sette publikum i god stemning. Ved større stevner kan det være aktuelt å ha egen åpningsseremoni. Dette kan være presentasjon av spesielle personer man ønsker å hedre/fokusere på og/eller oppvisninger med lokale krefter innen idrett/kultur. Bare fantasien setter grenser her. Det er viktig at en ikke bruker for lang tid til dette. En seremoni skal være kort og presis, og en skal ikke «stjele» unødvendig stevnetid. Det er svært viktig å ha et nært samarbeid med speaker under seremoniene. Videre må man sørge for at det ikke foregår noen øvelser eller oppvarming som tar oppmerksomheten fra selve seremonien. Stikkord forøvrig:

• Arenautsmykning
• Musikk
• Norsk flagg
• Nasjonalsang
• Eventuell lokal klubbsang
• Blomsteroverrekkelser

4.6.2. Premieutdeling

Dersom stevnet skal ha premieutdeling, bør en person ha ansvar for dette. Det kreves et tett samarbeid mellom premieansvarlig og speaker, og speaker må styre tidspunkt for utdelingen.

På et klubbstevne e.l. kan deltakerpremier være svært populært.

Premieutdelingen kan gjennomføres på flere måter. Dette er avhengig av antall deltakere, type/nivå og omfang på stevnet og måten stevnet avvikles. F.eks. i et større regionalt stevne kan det være fornuftig å foreta premieutdelingen fortløpende slik at utøverne slipper å vente unødvendig lenge på premiene sine. Dette gjelder spesielt i stevner hvor barn og ungdom deltar.

Før stevnet må en ha tenkt nøye gjennom hvordan premieutdelingen skal foregå. Det bør være en kort, enkel og stilig seremoni med for eksempel, en kjent fanfare og enkel innmarsj. Premieutdelingen bør legges tett opp til avviklet øvelse, slik at ingen må vente lenge på å få sin premie. Det kreves et tett samarbeid med speaker ved premieutdelingene. Premier kan være medaljer, sponsorgaver, sjekker, gavepremier osv.

4.6.3. Avslutning

Tale fra arrangementskomité, neste års arrangør, utdeling av kongepokaler, stipender osv.

I en hall, der avstanden mellom øvelsesstedet, sekretariat, speaker og stevnekontor er stor, er det viktig med et godt sikkert sambandssystem. Det viktigste er at de som skal/ må ha kontakt med hverandre, får kontakt.

De aktuelle former for sambandssystem er:

• Walkietalkie
• Mobiltelefon

Walkietalkie er et lukket system og blir ofte benyttet når sekretariat, stevneleder og de ulike øvelses-stedene må ha kontakt. Mobiltelefonen kan også benyttes under arrangementet, både på og utenfor banen. Det kan være lurt å dele ut små telefonlister med aktuelle telefonnummer. Dette kan for eksempel festes på baksiden av akkrediteringskortet. Det er viktig at sambandsutstyret blir ladet opp før stevnet og ved dagens slutt. Alt sambandsutstyr må testes ut på forhånd. Det er viktig å ha en sambandsansvarlig tilstede til enhver tid. På forhånd settes opp sambandslister.

Arrangørklubber gjennomfører en risiko- og sårbarhetsanalyse av sitt arrangement og vurderer tiltak ihht. NKFs veileder for medisinsk beredskap ved arrangementer.

Kun for fullkontakt:

Knockout forskriftens vilkår skal oppfylles i.f.t. krav om lege pr. kampområde, opplæring i kampreglementet, m.m.

Dopingkontroll varsles ikke på forhånd, men kontrollør kan dukke opp på alle idrettsarrangementer. Arrangører må tilrettelegge fasiliteter som gjør det mulig å få gjennomført kontrollen. Det trengs et rom med bord, stoler og vann eller annen drikke. Rommet må ha direkte tilknytning til toalett. Råd kan hentes ved henvendelse til NKF og Antidoping Norge.

Salg av mat

På et stevne kan salg av kioskvarer bli en vesentlig inntektspost, samtidig som det er god service til publikum. Salgsstedet/kiosker må være lett tilgjengelig, og det bør selges varer som er attraktive både for publikum og utøvere. En må i forkant av stevnet sjekke muligheter for strøm og vann. På arrangementer som tar lenger tid, kan det være aktuelt å tilrettelegge for kantine, der en kan selge for eksempel gryteretter, lapskaus eller annen varm mat. Utsalgsboder med frukt og grønt anbefales og er attraktivt for både utøvere og publikum.

Idrettslag får rabatt på varer hos TINE hvis man registrerer seg som kunde av Smart Idrettsmat. BAMA gir alle idrettslag 60 % rabatt på frukt, grønt, Bendit-produkter og juice!. Les mer om ordningene her: Smart Idrettsmat | Idrettsfrukt

Smart Idrettsmat | Foto: TINE

Salg av utstyr

I forbindelse med større arrangementer er det blitt mer og mer vanlig med en salgsbod der aktuelt sportsutstyr selges. Boden kan leies ut til lokale forhandlere slik at det kan bli en økonomisk gevinst for arrangøren. Dette kan være en fin oppgave for en sponsor for selve arrangementet, og det kan være lurt å ta kontakt med en sportsforhandler i nærmiljøet.

Billettsalg

På store stevner er salg av inngangsbilletter en svært viktig inntektskilde. Til dette må en ha egne billettselgere. De må ha oversikt over hvilke kort (akkreditering, dommerkort, osv.) som gir gratis inngang. På små stevner bør det være gratis inngang.

Programsalg

Ethvert stort stevne bør ha et skikkelig program som kan gi arrangøren inntekter. Dette innebærer aktivt salg av annonser. Programmet må inneholde relevante opplysninger om stevnet, samt ha en ryddig utforming slik at det blir en god salgsvare. Det må være så mange programselgere at alle tribuneseksjoner dekkes.

Ved større stevner kan det være nyttig å ha en ordenspatrulje og ordensvakter. Ordenspatruljen har ansvar for å plukke søppel underveis i arrangementet, rydde der det er behov, sørge for at det er nok toalettpapir osv.

Ordensvaktene sørger for at konkurranseområde osv. holdes fri for «uvedkommende» og at publikum føler seg godt ivaretatt.

Noen stevner krever at arrangøren gjør noe mer enn bare å sørge for det idrettslige i hallen. Dette gjelder spesielt de forskjellige NM arrangementer og ungdomsstevner som går over flere dager. Aktuelt kan være bankett, diskotek eller andre samlinger. Det er også hyggelig å lage egne leder/ trenertreff under et arrangement. En funksjonærfest etter arrangementets slutt er svært populært og kan være en god måte å takke de frivillige.

Invitasjon til NM-bankett i orientering | Foto: Løten O-lag

Alle arrangører ønsker en positiv omtale fra pressen, både før og etter arrangementet. Det er derfor nødvendig at journalister, enten de kommer fra en avis, radio eller TV, får sin akkreditering og får tilrettelagte arbeidsforhold. Ved større arrangement bør det derfor velges en presseansvarlig. Det er en fordel om denne personen har erfaring med pressens arbeid. Arrangementets presseansvarlig er ansvarlig for tilretteleggelsen, og tar seg av informasjon til pressen før og under stevnet. Pressekonferanser, pressemeldinger og innsending av forhåndsmateriale bør være en naturlig del av forberedelsene til arrangementet. Pressesenteret må ligge i nærheten av konkurransestedet. Her er det nødvendig med gode arbeidsforhold. Dataalderen krever god tilgang til trådløst nett. I hallen bør det være en egen pressetribune. Her må de også ha gode arbeidsforhold med god utsikt til konkurransen og tilgang på resultater og skriveplass.

Inviterte gjester vil alltid forvente å bli servert. Omfang og serveringens innhold vil også her variere i forhold til typen stevne og varighet. Det er naturlig at disse gruppene har en grei tilgang til enkel servering det meste av tiden. Dette kan være kaffe, te, mineralvann, vafler/kaker osv. som er plassert slik at de selv kan forsyne seg med mat og drikke. I tillegg bør det ved lengre stevner også serveres varm mat.

Det bør også avsettes en funksjonær som kan ønske gjestene velkommen, vise dem til sine plasser og ta vare på gjestene underveis i arrangementet.

De aller fleste funksjonærene under et arrangement er frivillige, og dette må tas hensyn til. Vi må stelle godt med funksjonærene! Det vil være naturlig å ha servering til funksjonærene ved nesten alle former for stevner. Kun ved svært korte lokale stevner kan slik servering utelates. Omfanget av hva som skal serveres vil imidlertid avhenge av typen stevne. For vanlige ettermiddagsstevner med varighet 3-5 timer, er det ofte greit med rundstykker, baugetter, brødskiver osv. samt egnet drikke (kaffe, te, mineralvann). På slike stevner kan dommeren/ funksjonæren ofte være opptatt hele tiden på en spesiell post på konkurranseområdet. Det kan derfor være nødvendig at noen bringer mat og drikke ut til den enkelte. Ingen må bli glemt! På større stevner med lengre varighet (hele dager) bør det opprettes et spisested for funksjonærer/ dommere (funksjonærkantine). Dette kan være et egnet rom ved i eller ved hallen. Om det skal serveres et varmt måltid må avgjøres av den enkelte arrangør. Ved lange dager, som deles inn i formiddagsøkt og ettermiddagsøkt, vil dette være meget populært. Varm mat kan være lapskaus, supper, gryterett, pølser, kylling osv. Det er lurt at arrangøren har en spesiell person som er ansvarlig for funksjonærkantina.

Ledere på alle nivå må få beskjed om at deres arbeidsområde skal ryddes så snart de har fullført sine oppgaver. Alt utstyr skal bringes tilbake til lagringsstedet og eventuell søppel fjernes. Det bør organiseres en egen patrulje som snarest mulig etter stevnet fjerner all søppel på tribuner, på arenaen, på tilstøtende områder og på parkeringsplasser. Det kan være lurt å ha egne søppelsekker med tomflasker.

Etter stevnet er over, er det en god del praktiske ting som må gjøres. Dette er noe som må tenkes på:

• Husk å beholde funksjonærer til opprydding etter stevneslutt
• Stevnerapport sendes til NKF
• Resultatlister sendes til administrasjonen, og gjerne til lokalavisen!
• Skriv en kort reportasje med bilder og send til lokalavisen
• Ta vare på gjenglemte ting
• Fjerne plakater og annet oppslag
• Levere tilbake lånt utstyr
• Sende inn kampskjemaer til administrasjonen, samt dommerskjema
• Økonomi, regnskapet må føres. Dersom det har vært startkontingenter på stevnet, må det påsees at alle deltakere får betalt denne.
• Rydding og renhold

Økonomiansvarlig må sørge for å få inn alle regninger og øvrige bilag til regnskapet, og få dette ferdig snares mulig etter stevnet.

Innkreving av startkontingenter er en av de viktigste oppgavene for klubben i etterkant, da dette som oftest utgjør den største delen av inntektene. Normalt sett innkreves startkontingent i etterkant av stevnet, enten da gjennom fakturering per klubb om man har mulighet til det, eller å sende en oppfordring til deltagende klubber om å overføre startkontingenter til arrangørklubbens konto. Betalingsgrunnlag kan enkelt hentes ut fra SportData-systemet, noe administrasjonen i NKF kan være behjelpelige med.

Det er også mulighet for å innkreve startkontingenter på forhånd. For veldig mange klubber kan det være slik at man har behov for likvider for å kunne betale løpende utgifter som kommer i forbindelse med et stevne. Betalingen kan da skje på samme måte som beskrevet ovenfor, og at man f.eks. oppretter en rutine hvor deltagende klubb må framvise kvittering på innbetalt startkontingent ved innveiing eller annen type registrering.

Erfaringsmessig kan det være utfordrende for klubbene selv å kunne drive inn 100% av startkontingentene, da man har få muligheter til å sanksjonere mot klubbene om de ikke betaler (spesielt om betaling skjer i etterkant). Her kan administrasjonen i NKF være behjelpelig for å inndrive utestående fordringer. Send gjerne en liste over klubber som ikke har betalt innen forfall så kan administrasjonen bistå med inndrivelse, da administrasjonen kan bevilge startnekt for klubber til utestående fordringer er betalt.