WT: – Et givende stykke arbeid

Da seksjonsstyret for WT-taekwondo valgte å trekke seg tidligere i år, ble det nedsatt en referansegruppe som skulle fungere som administrasjonens støttespillere frem mot del 2 av forbundstinget. Når forbundstinget nå nærmer seg kan referansegruppen se tilbake på en rekke gjennomførte tiltak og aktiviteter gjennom de siste månedene. Referansegruppen har hatt særlig fokus på å øke konkurranseaktiviteten. – Med støtten seksjonen bidrar med har arrangørklubber alle muligheter til gevinst på alle områder, sier Knut Olav Brecke, leder av referansegruppen.

I perioden etter at referansegruppen ble konstituert, har følgende tiltak blitt gjennomført:

• Terminliste ut 2022 er opprettet
• Sett på regelverk og muligheter for nye arenaer (hanmadang og tag-team).
• Presentasjon og plan for hvordan konkurranserettet aktivitet, med utgangspunkt i forbundets arrangementsmodell, skal gjenopptas, er utarbeidet
• Eksempelbudsjetter for stevner er opprettet
• Jobbet opp mot potensielle arrangørklubber som vil ta på seg fysiske stevner når myndighetene gjenåpner for stevneaktivitet
• Budsjettet for 2021 og 2022 er omarbeidet, for blant annet å ta høyde for:
  • Økte tilskudd til stevner
  • Gjort plass til e-stevner
  • Øremerkede midler til videreutvikling av software som går utover hva som dekkes av NKF
  • E-læring for coacher og nye dommere
  • Videreutdanning av dommere
  • Nyinvesteringer grunnet slitasje av stevneutstyr i alle regioner.
• Utarbeidet orienteringer til seksjonsmøtet om veien videre, herunder hvordan heve statusen til NorgesCup-stevner og økt profilering av WT-taekwondo generelt.
• Møter med administrasjonen vedr. daglig drift av seksjonen og andre avklaringer er gjennomført
• Det er avholdt ett e-stevne og invitert til et nytt e-stevne

Tidkrevende arbeid

Knut Olav Brecke. Foto: Privat.

Alle ovennevnte saker har vært tidkrevende på hvert sitt vis, påpeker referansegruppen, som har hatt særlig fokus på hva som skal til for å øke konkurranseaktiviteten.

– Forbundets arrangementsmodell er et solid stykke arbeid. Allikevel er det en utfordring at planen sikter noe høyere enn hva som har vært tilfellet med våre stevner. Modellens forslag til organisering kan være avskrekkende for mange: En modell som definerer 6 roller og om lag 36 oppgaver kan overvelde, sier referansegruppens leder Knut Olav Brecke.

Referansegruppen påpeker allikevel at arrangementsmodellen skisserer det man må påregne å gjøre for å få et vellykket stevne.

Erling Svanberg Mytting. Foto: Privat.

– Det hele handler om å se på arrangementet som et prosjekt: Man må utpeke et sett med nøkkelpersoner i klubben som ledes av en prosjektleder, og man må ha en plan for hvordan man skal organisere arrangementet. Til det må man bekle et sett med forskjellige roller, men om man ser nærmere på innholdet i rollene vil man nok nikke gjenkjennende til det meste: Dette er helt klart oppgaver som må utføres for å få et vellykket arrangement, understreker Erling Svanberg Mytting, medlem av referansegruppen.

Krever kompetanse

Utfordringen er ifølge referansegruppen at arrangementsmodellen legger opp til at klubbene i all hovedsak skal gjennomføre arrangementet selv.

– Den første utfordringen gjelder påmelding til stevnet, med påfølgende organisering av klassene de konkurreres i, oppsett og fordeling mellom ringene, samt oppfølging underveis. Det å «sette opp et stevne» krever god kompetanse på IT-systemene som benyttes, samt kompetanse som stevneleder.

Maria Erenskjold. Foto: Privat.

– Det å sette opp et stevne krever innsikt og erfaring. Vi vil gjerne at flere skal kunne gjøre denne jobben, men innser at opplæringen kommer til å kreve tid og kursing. Vi har en plan om eget kurs for systemtekniske ansvarlige, men er ikke der riktig ennå, sier referansegruppens medlem Maria Erenskjold, som var stevneleder på Norgescup 1 i april. – Vi sikter mot å ferdigstille dette arbeidet i den kommende tingperioden.

Den andre utfordringen er innkalling av dommere. Det er seksjonens dommerkomite som har tilgang til databasen med oversikt over dommere, og kompetanse på hvilke dommere som bør dømme hvilke stevner både med tanke på erfaring og hva som er det beste for den enkelte dommers utvikling.

Den tredje utfordringen gjelder oppsett og bruk av utstyr: Også her er det viktig å besitte mye «know-how» og opparbeidet erfaring.

– Både når det gjelder oversikt over dommere og bruke av utstyr ser vi at nye arrangører trenger kompetanse og bistand fra seksjonen for å kunne avvikle et vellykket stevne, påpeker Svanberg Mytting.

Stiller seg bak arrangementsmodellen

Den siste utfordringen som kan avskrekke potensielle arrangørklubber er økonomi: Alt koster penger, og påmeldingsavgiften alene er for tiden ikke tilstrekkelig til å dekke alle kostnader.

Morgan Nygård. Foto: Privat.

– Referansegruppen har av den grunn omarbeidet budsjettene for 2021 og 2022, og foreslår overfor seksjonsmøtet at arrangører skal få et kontanttilskudd på kr. 75.000,- for å ta på seg jobben. I alle de scenariene vi har sett på, ender arrangørklubben opp med overskudd, sier Morgan Nygård, nestleder i referansegruppen.

Alt i alt stiller referansegruppen seg bak arrangementsmodellen: Det er de som skal arrangere stevner som har best kjennskap til anlegg, frivillige, overnatting, publikumspotensiale og muligheter til å hente inn sponsormidler fra det lokale næringslivet. Det er allikevel tydelig at seksjonen fremover må støtte arrangørene innenfor de tre spesialiserte områdene: Påmelding og oppsett av stevne, innkalling av dommere, samt teknisk støtte i forbindelse med utstyr.

Til dette oppnevner seksjonen en teknisk delegert, én eller to dommerledere, samt en stevneteknisk ansvarlig.

Må utnevne prosjektleder

Arrangørklubben på sin side må utnevne en prosjektleder som skal være ansvarlig for arrangementet, som seksjonen forholder seg til. Forbundets arrangementsmodell inneholder et forslag til hvordan stevnet skal organiseres. Mye er opp til klubbens prosjektleder, men det oppfordres sterkt til å se på stevnet som et prosjekt og organisere det deretter.

Janne Viddal. Foto: Privat.

– Samhandlingen mellom seksjonen og arrangøren gjøres i første omgang ved at klubbens prosjektleder og teknisk delegert jobber tett sammen. Prosjektleder skal styre prosjektet, mens teknisk delegert skal stille opp med råd og kompetanse sier Janne Viddal, medlem i referansegruppen.

Dommerlederne er ansvarlige for å oppnevne dommere til stevnet. De skal også innhente nødvendig informasjon i forbindelse med bestilling av reiser, som så oversendes til prosjektleder.

Seksjonen oppnevner også en systemteknisk ansvarlig. Denne personen skal følge opp påmeldingene i Sportdata, og etter påmeldingsfristens utløp også organisere stevnet i Sportdata. Denne jobben er kompetansekrevende, og seksjonen har som målsetning å bygge opp kompetanse hos flere for å kunne utføre denne jobben.

Avklarer roller og ansvar

Hvor forskjellig er egentlig gjeldende modell i forhold hvordan arrangementer ble avviklet tidligere? Egentlig er ikke forskjellene store, påpeker Brecke.

– Arrangørene har tidligere gjort det meste, men det har vært et samrøre mellom forbundet og klubbene med tanke på hvem som gjør hva og hvor regningene sendes. Arrangementsmodellen avklarer roller, ansvar og plikter, noe som er bra for alle parter! Det at klubbene nå overtar hele stevneøkonomien er også til klubbens fordel.

– Med støtten seksjonen bidrar med har klubbene alle muligheter til gevinst: Økonomisk går man i overskudd, og med tanke på momskompensasjon er det bra at regnskapet blåses opp med stevneøkonomien. Et stevne kan også være den ultimate «teambuilding»-øvelsen for klubben, og engasjere alle fra nybegynnerne til veteranene. Et arrangement er kanskje også det beste man kan gjøre for å få redaksjonell omtale og profilering i nærmiljøet. Og helt til slutt: Arrangørklubbens egne medlemmer får en gylden mulighet til å bryne seg i konkurranse «på hjemmebane» – helt uten kostnader, påpeker Brecke.

– Alt i alt gjelder det å se muligheter fremfor begrensninger og å tenke at «alt var mye bedre før». Vi er mange i miljøet som virkelig brenner for idretten, og jobben vi har gjort disse månedene har derfor vært et givende stykke arbeid. Hele referansegruppen stiller til valg på årets seksjonsmøte, og et medlem stiller til valg til forbundsstyret. Vi håper jo at WT-miljøet ser hvor vi vil, og støtter oss på reisen frem mot 2022, avslutter Erling Svanberg Mytting.

PS! NKF skal om kort tid avholde et webinar om stevnearrangering. Referansegruppen vurderer å avholde et eget webinar for klubber som er interesserte i å ta på seg stevner. Referansegruppens forslag til seksjonsmøte skal behandles av forbundsstyret på neste møte, og legges muligens frem for seksjonsmøtet som orienteringer.