Regulativ for reise- og utgiftsrefusjon

Norges Kampsportforbunds regulativ for reise og representasjon

Nedenfor fremkommer Norges Kampsportforbunds interne retningslinjer for reiser m.v., skattemessige forhold, samt krav til dokumentasjon av reisenes formål. Innsyn i representasjonslister og reisekostnader kan gis på forespørsel til Norges Kampsportforbunds administrasjon.

Reiseregninger:

For å få tilgang til Visma Expense må du først registreres som bruker i vårt lønnssystem. Har du ikke allerede mottatt påloggingsinformasjon fra Visma må du fylle ut skjemaet på vår nettside.

Tilstedeværelse/representasjon:

Reise- og representasjon gjøres i henhold til planlagt terminliste. Forbundsstyrets tilstedeværelse på møter og arrangementer nasjonalt regnes som en del av tillitsvervet som det skal tilrettelegges for.

Tilstedeværelse på offisielle internasjonale mesterskap (EM, VM, OL) og kongresser: Presidenten eller den han/hun bemyndiger er Norges Kampsportforbunds representant ved alle internasjonale mesterskap og kongresser. Visepresidenter og seksjonsledere må påregne å bistå med slike representasjonsoppdrag etter nærmere avklaring med Presidenten og under forutsetning av at det er innenfor forsvarlig kostnadsramme.

Reiseforsikring o.a.:

Det er tegnet kollektiv reiseforsikring for alle som reiser på oppdrag for forbundet. Forsikringen gjelder reiser av kort varighet og reisegods er begrenset til de til enhver tid gjeldende satser. Forsikring utover dette må dekkes av den enkelte selv.

Eventuell telefondekning skal godkjennes av respektive forbunds- eller seksjonsstyre. Det er også anledning til å dekke tapt arbeidsfortjeneste såfremt det gis forhåndsgodkjenning ved styrevedtak.

Reiser, overnatting og bespisning:

Reisende kan besørge bestilling/kjøp av reiser selv og innsende sitt tilgodehavende elektronisk, alternativt kan administrasjonen bistå ved behov innen gitte frister som settes. Overnatting bestilles gjennom administrasjonen.

Reiser foretatt uten forhåndssamtykke blir først å regne som tjenestereiser når den som er bemyndiget til å gi samtykke, har godkjent reiseregningen.

Reise:

Billigste reisemåte skal som hovedregel velges ved alle reiser, dog slik at reisetiden ikke blir urimelig lang eller unødig tungvint. Dersom rimeligste alternativ ikke benyttes, skal årsaken til dette begrunnes når reiseregningen innleveres. Bestilling av kostbare reiser (leiebil, flybilletter, hotellovernatting) skal gjøres så tidlig som mulig og helst ikke senere enn 10 dager før styre- og ledermøter. Leiebil og drosje kan benyttes der annen reisemåte totalt sett blir dyrere, eller der alternativ transport ikke er tilgjengelig. Valg av leiebil skal være nøkternt og det skal krysses av for forsikring.

Flyreiser bestilles på økonomi/turistklasse såfremt ikke særlige forhold tilsier noe annet. Evt. endring av rabatterte billetter kan forekomme, men hvis endring ikke er mulig, kjøpes ny flybillett rimeligst mulig. Kvitteringer for begge flybilletter vedlegges og godtgjøres etter reiseregning, samt at forklaring påføres. Endringer av billetter skal bare skje når dette er nødvendig av hensyn til uforskyldte tjenstlige eller personlige årsaker. Dersom flybilletten avbestilles p.g.a. sykdom skal legeattest fremlegges.

Fordel av eventuelle bonuspoeng opparbeidet gjennom reiser for Norges Kampsportforbund er skattepliktig når tillitsvalgt tar ut opptjente poeng til privat bruk, enten flyreiser eller overnattinger på hotell.

Overnatting:

Hotellovernatting skal fortrinnsvis skje ved hoteller Norges Kampsportforbunds har avtale med (p.t. Nordic Choice med Comfort, Quality og Clarion hotellene). På steder der Norges Kampsportforbund ikke har avtaler skal rimeligste alternativ velges.

Bespisning:

Ved bespisning skal det utvises måtehold ved valg av spisested. Ved ordinær møtevirksomhet, representasjon og tjenestereiser vil kostnader til alkohol som hovedregel ikke bli refundert. Kostnader til alkohol refunderes kun for drikke i tilknytning til måltid og forutsatt begrenset mengde og rimelig pris (ikke overstige statens satser). Ved større ledermøter skal antall enheter drikke begrenses til maks. to enheter.

Bespisning skal skje mot regning innenfor statens satser for bespisning. D.e.
Innland inntil kr. 733,- pr. dag fordelt med 20% på frokost, 30% på lunch og 50% på middag. Utland: Sum land ihht statens satser  – satsene finner du her: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/utenlandsregulativet/id438645/?q=diett
med samme % fordeling som innland og i tillegg åpnes opp for avregning etter statens regulativ i.f.t. timer/døgn.

Ledsager:

Utgifter til ledsager som medfølger på representasjonsoppdrag dekkes som hovedregel av den enkelte tillitsvalgte.

I særskilte tilfeller (herunder ved den årlige Idrettsgallaen) hvor Norges Kampsportforbunds representant(er) er invitert med ledsager(e), eller hvor forbundet selv har invitert gjester med ledsager, kan utgifter ved ledsager dekkes.

Reise med ledsager skal avklares i forkant av generalsekretær eller den som bemyndiges, og oppgis på reiseregning med godkjennerens navn og tidspunkt for godkjennelsen.

I tilfeller hvor ledsagers kostnad dekkes, er dette innberetningspliktig.

Representasjonstøy:

Forbundsstyret skal til enhver tid representere iht. Norges Kampsportforbunds tilgjengelige profilklær/utstyr og give-aways artikler.  Representasjonstøy uten profileringsmerker er innberetningspliktig. Dersom det stilles spesielle krav til antrekk ved representasjonsoppdrag, kan dokumenterte kostnader til leie eller evt. innkjøp av passende antrekk dekkes av forbundet.

Private reiser:

Dersom det ikke medfører økte kostnader for Norges Kampsportforbund kan det gis forhåndstillatelse til forlenget opphold av private årsaker. Tjenestereisen anses i disse tilfellene å være avsluttet når det tjenstlige oppdraget er avsluttet på reisemålet. Forhåndsgodkjenning av reisen med kostnads-oppstilling skal vedlegges reiseregningen

Deltar ektefelle/samboer på tjenestereise, skal reisen bestilles og utgiftene betales av den enkelte.

Vilkår for refusjon av reiseutlegg:

Reiseoppgjøret foretas på grunnlag av elektronisk reiseregning. Den tillitsvalgte skal snarest, og senest innen 1 måned etter avsluttet reise, fremlegge oppgjøret for godkjenning.

Statens satser legges likevel til grunn som øvre grense for refusjon.

Reiseregning skal fylles ut i henhold til gjeldene lover og retningslinjer. Utgifter som ikke er dokumentert på godkjent måte, vil ikke bli refundert.

Utgifter til minibar, betalings-TV m.v., dekkes ikke.

Norges Kampsportforbund dekker ikke ekstraordinære utgifter bilens fører/eier måtte bli påført ved bruk av egen bil (eksempelvis parkeringsbot).

Administrative rutiner:

Reiseoppgjør attesteres av prosjektansvarlig i administrasjonen.

Reisen skal bestilles så tidlig som mulig.

Reiser flere sammen, bør reisen koordineres og bestilles samlet som én reise.

Ved møter/arrangementer i Oslo skal det opplyses om at NSB tog må prioriteres fremfor flytog og at reise kan kjøpes ved nedlasting av NSB app hvor man også kan kjøpe tilleggsbillett til T-bane (Ruter).

Økonomikonsulent i administrasjonen kan kontaktes ved spørsmål i forbindelse med reiser eller praktiseringen av retningslinjene. Økonomikonsulent er også ansvarlig for revidering og løpende administrasjon av reglene.

Krav til dokumentasjon og regnskapsbilag: Kvitteringsbilag scannes/lastes opp i Visma Expense via app (Visma Attach). Betalings-/bankbilag, kopier eller betalingspåminning kan ikke benyttes.

Reiseoppgjør og utgiftsrefusjon mottatt innen månedsslutt utbetales den 10. påfølgende måned.

Skattemessige forhold:

Deltagelse på reiser i Kampsportforbundets regi vil normalt ikke medføre skattemessige konsekvenser for de som reiser. Dette forutsetter imidlertid at deltagerne har nødvendige arbeidsoppgaver på reisene, at utgiftene ikke er unormalt høye og at reisens omfang ikke overstiger oppdragets varighet. Hvis reisen utelukkende har det som skatteretten omtales som «feriemessig preg» vil dekningen av reisen kunne medføre innberetningsplikt og skatteplikt for deltageren.

Dokumentasjon:

For å avklare om en reise kan medføre skattemessige konsekvenser, må øverste leder for reisen eller den vedkommende bemyndiger, utarbeide en egen oversikt over begrunnelsen for hver enkelt deltagers reise. Det må fremgå om vedkommende reiser på grunn av arbeidsoppdrag, herunder ledelse, deltagelse i møter, tilretteleggelse for sponsorer eller annet. Hvis slik begrunnelse ikke dokumenteres, vil dekningen av kostnadene kunne bli ansett som skattepliktig. Av samme dokumentasjon må det fremgå om det er dekket utgifter for ektefelle eller ledsager. Likeledes må det opplyses om det er dekket utgifter av hovedsakelig personlig karakter. Dette kan være forlengede reiser, dekning av bilutgifter for utelukkende privat bruk eller bekledning eller annet utstyr som ikke har direkte sammenheng med deltagerens oppgaver.

Satser fra 22.06.18:

Telefondekning, diett- og kilometergodtgjørelse er oppgavepliktig.

Forbundets satser = Statens satser

• Kilometergodtgjørelse kr. 3.90,- per km, Kr. 0,40 per km er skattepliktig
• Passasjertillegg kr. 1.00,- per km

Med døgn menes 24 timer. Døgnet løper fra reisens begynnelse uansett tid på døgnet, for eksempel mandag kl. 08:00 til tirsdag kl. 08:00. Ved 6 timer inn i nytt døgn kan bespisning/nytt måltid dekkes mot kvittering. Dommere får utstyrsgodtgjørelse kr. 260,- per kampdag.